北京科技大學實驗室的建設成就和管理水平在兄弟單位是倍受贊揚的，學校實驗室管理處的工作也在劉云處長和錢大益副處長的帶領下戰(zhàn)績輝煌。在2005年教育裝備采購網(wǎng)成立初期，裝備訪談專欄就登刊了對劉云老師的專訪，那時劉老師只是為讀者在不斷地展示著學校和各個實驗室建設的風貌，卻沒有只言片語提到實驗室管理處和自己的情況。在2007年伊始，教育裝備采購網(wǎng)的記者再次拜訪了北京科技大學實驗室管理處的另一位領軍人物——錢大益老師，希望能夠通過對錢老師的采訪，讓大家從另一個角度來認識今天的北京科技大學在實驗室建設方面的成就與整個學校的發(fā)展。
北京科技大學實驗室管理處錢大益副處長
2006年肩負的重擔
采訪中，記者最希望了解的，是實驗室管理處在2006年的工作成績、以及在2007年的工作規(guī)劃，期望通過這些資訊讓讀者能夠更多地了解北京科技大學、了解一個優(yōu)秀的職能單位在完成采購工作和實驗室管理工作里積累的豐富經(jīng)驗。針對記者提出的這方面問題，錢老師耐心地給予了一一回答。
北京科技大學實驗室管理處的工作內(nèi)容包含了實驗室管理和設備采購這兩大塊職能，在剛剛過去的2006年，完成的首要重點工作就是國家對“十五”“211”工程的驗收工作。
由于手續(xù)和流程問題，“211”工程等許多項目的經(jīng)費到位都比較晚。“211”工程最后一筆2000萬元的經(jīng)費是在2005年12月才到位的，這也意味著處里要在半年之內(nèi)將所有資金都必須投入到各個項目的建設中，并在國家驗收之前做到所有設備完全到位。這種情況，按錢老師的原話來說，那就是：“2006年上半年的工作就像救火一樣緊張”。
由于2007年5月北京科技大學還要迎接本科教學評估的考驗，因此在2006年上半年本科教學評估的實驗室建設工作也同時緊鑼密鼓地進行。但與“211”工程中需要采購的設備有所不同的是：本科教學所需要的實驗設備都是“小而雜”、“細而全”的，許多設備都是小則幾千元、多則一兩萬元左右的小設備。可以說，要兼顧不同層次、不同需求的設備采購，是北京科技大學實驗室管理處在2006年工作中的難點；并且采購量也非常大——2006年實驗室管理處需要完成的采購經(jīng)費近1億元左右。錢老師說，之所以去年一年這么忙，最主要的就是本科教學設備的采購相對來講數(shù)量眾多，采購的“小”東西比較多，而數(shù)千件大大小小的設備都需要一一制定合同，因此簽訂合同的量非常大——光合同書就一摞一摞的，工作的內(nèi)容是非常復雜的。
開拓思路 刻服難題
為了加快完成采購工作的步伐，在2006年春季儀器設備展示會召開的時候，北京科技大學特別派出了20人的考察團到長春展示會現(xiàn)場進行實地考察，活動取得了非常好的效果，老師們通過與全國各地的廠商進行近距離的接觸，不但拓寬了眼界，更增加了許多采購渠道，為下面進行的本科教學實驗設備采購奠定了良好的基礎。
本科教學評估學校利用國家撥款在三千萬左右，但款項到位卻是2006年12月份的事，如果單單依靠撥款到位后再開始采購工作，在時間上根本無法完成。因此為了保障評估工作的順利進行，未及時到位的款項都是由學校先行墊支的，即以借款的形式先行完成設備的采購，等撥款到位后再報銷。對于這種措施，錢老師笑著說，這個做法的副作用就是——老師們都反映手里只有一堆發(fā)票卻沒法報銷?。?/p>
購買本科教學實驗器材，需要一方面要想辦法提高老師們的積極性，另一方面還要投入大量精力進行有效督導，采取督促和引導雙管齊下的策略來完成這部分工作。同時，為了支持工作的順利完成，學校首先制定了一個詳細的日程表，從2006年9月份開始，什么時間需要完成什么工作都有進程要求，到了11月份工作進行到?jīng)_刺階段時，各單位就需要每星期向校領導遞交一次設備采購的進度表；再有，學校還把完成實驗室設備的采購工作作為了2006年對各學院進行考核的重點內(nèi)容——其中與實驗室管理處相關(guān)的工作任務就占了其考核總分的30%。在學校領導的大力支持之下，以上措施的實施在目前已經(jīng)取得了非常令人滿意的效果。
嚴格把關(guān) 規(guī)范程序
回首2006年以前在采購工作上所取得的好成績，錢老師將之歸功于學校多年來所制定的完善的管理制度和采購工作流程。而在整個采購流程中，實驗室管理處所起到的關(guān)鍵作用，就是嚴格的把關(guān)——所有設備的采購都必需經(jīng)過兩位處長簽字審核以后，財務處才會給預付款。
對于采購工作的具體要求，處里有著詳盡的規(guī)定：其一，凡是納入政府采購目錄的設備必須嚴格按照政府采購的程序進行、要嚴格執(zhí)行國家政府采購的相關(guān)政策；其二，對于批量采購的設備（20萬元以上），必須采取招標的形式采購，這個合同除處里簽字審核外，最后還必須由紀委簽字認可后，財務處才能夠給予報銷；其三，本科教學需要的（10萬元以上）設備，也要按程序進行招標采購。對于比較個別設備，如老師們將科研成果轉(zhuǎn)化成教學所需要的特殊的、需要廠家加工的設備，要與老師一起同廠家制訂委托加工的合同。
在整個設備采購程序中，首先是項目建設單位編制項目建設任務書，來具體明確采購的內(nèi)容；之后，年里邀請校內(nèi)有關(guān)專家進行評估審核。尤其值得一提的是，這些被邀請的專家都是學校已經(jīng)離退休的老前輩，他們有著一貫認真、負責的工作態(tài)度，都曾經(jīng)奮斗在教學的第一線，有著豐富的工作經(jīng)驗；而且，以其現(xiàn)在所處的有利位置，他們完全可以無所顧忌、直言利弊，并提出更好的意見和建議，對于學校本科教學評估實驗設備采購工作的把關(guān)，他們起到了重大的、不可估量的積極作用。錢老師提到，這些老專家對于評估審核工作極盡心力：例如，當某學科需要申請設備采購時，他們會針對這個學科的所有課程與現(xiàn)有設備一一進行詳細調(diào)查，最大限度地使新設備的購進能夠起到應有的效果，僅2006年本科教學評估所需設備采購的文本就論證了三遍。
設備采購程序是，老師按項目建設任務書填寫一個設備采購的計劃單，經(jīng)過處里審批之后，老師們才可以與廠家談合同，合同確定之后，仍然需要處里對合同按照有關(guān)條款進行審核，并簽字認可。其中，對于金額較小的合同，可以由老師自行與廠家談判；金額較大的合同就需要由處里出面共同與廠家進行談判。
擺正位置 提供服務
對于學校制訂的這套采購程序，實驗室管理處一直以來都是在嚴格地遵照執(zhí)行，這就有效保證了采購工作的嚴謹與穩(wěn)妥，也加強了實驗室管理處的督導與協(xié)調(diào)作用，使設備采購和管理工作與各單位息息相關(guān)，也進一步增強了學校各單位之間、教師與實驗室人員之間的凝聚力，為其他同類型高校提供了非常值得借鑒的寶貴經(jīng)驗。
對于整體采購工作的順利進行，錢老師認為：實驗室管理處在其中更多起到的是配合作用，要清楚每個項目的執(zhí)行者是各個學院的老師，他們才是工作的主體，處里是一個配合的位置；而決不能喧賓奪主、讓老師來配合我們做一些什么事。只有擺正了自己的位置、認清角色，才能夠知道自己應該做什么、怎么做才能做好工作。也就是說，在整個工作進行中，實驗室管理處應該是一個為老師們提供良好服務的角色，而不是讓老師為我們的工作來服務。
事實證明錢老師他們的認識是客觀而清醒的，在本科教學實驗設備的采購過程中，各個學院都積極采取措施，根據(jù)自身的情況和特點針對各自的建設項目進行了相關(guān)人員工作內(nèi)容的具體分配：有的學院是由實驗室人員與教師共同完成項目，像設備調(diào)研、前期考察、合同談判等，有效保證了任務落實到人、明確了所有人的工作職責；有的學院直接把任務下放給教師完成，由實驗室人員進行配合，把一個項目中所有實驗設備的采購，明確鎖定到了一個人全權(quán)負責、組織完成；還有的學院則根據(jù)教師所任課程進行采購任務的分配等……各個學院采取了不同的手段來保證項目的完成，實驗室管理處密切配合，并對采購進程進行有效的督導。這些情況都完全可以為錢老師的話做出最有力的詮釋：只有擺正自己的位置，才有可能做好采購和管理工作。
但是另一方面，在為老師服務的過程當中，一定要讓老師了解國家、學校有關(guān)政策和規(guī)定，只有讓老師們懂得并且遵照這些政策和規(guī)定進行運作，才可以省略許多不必要的工作環(huán)節(jié)、有效提高整體工作效率。
北京科技大學是中央學校，政府采購采取的是協(xié)議供貨方式，這種采購方式可以使老師們節(jié)約的每一分錢都仍然會應用到該項目的建設中，可以在進行項目變更后，把節(jié)省下的資金再用來購買其它的設備。正是在明確了國家政策和規(guī)定以后，老師們在采購工作中的積極性和主動性被大大地調(diào)動了起來，他們一般都養(yǎng)成了在每個項目的談判中盡最大努力節(jié)省每一分錢的好習慣，而這種資金使用效率極高的運作方式，應該也是促使北京科技大學建設發(fā)展的腳步更加快捷、穩(wěn)健的重要因素之一。
目前，北京科技大學用于本科教學評估的設備基本已經(jīng)到位，在2007年新學期伊始，這些設備就可以在教學使用中發(fā)揮作用了。
集中資源 全校“大挪移”
實驗室管理處除設備采購工作以外，還有一塊是對于全校實驗室管理的工作，是與設備采購工作并重的工作內(nèi)容。截止到2006年，近三年來北京科技大學逐漸實現(xiàn)了一個學院一棟獨立實驗教學樓的建設規(guī)劃，使教學資源得到相對的集中。在這個過程中，全校各個學院的重新調(diào)配、搬遷、新建等等工作，也都投入了錢老師他們大量的心血和汗水，北京科技大學能夠有今天的風貌，與這些后臺支持者的付出有著密切的關(guān)聯(lián)。
三年之間，北京科技大學先后新建了土木樓、機電信息樓、冶金樓和管理樓，為五個學院進行了整體搬遷；而他們騰空的地方則需要重新裝修、遷入其他的學院，也就是說他們把北京科技大學所有九個學院全部都重新安置了一遍。整個工作中僅實驗設備的搬遷就是一項巨大的工程，其中許多精密、貴重的設備是學校無法自行進行搬運的，需要請原設備供應商或?qū)I(yè)人員進行搬運和調(diào)適，為此，僅某一個大型設備的搬家費最多的時候就要花費幾十萬元。
為了能夠穩(wěn)妥地完成整個搬遷工作，實驗室管理處也有針對性地制定了相關(guān)的工作流程和管理措施。例如，對于各個學院實驗室的搬遷，處里首先要求提交實驗室中各個大型設備搬遷所需費用的列表清單，以借此了解各設備供應商提出的報價；然后，處里將具體情況上報學校要求下?lián)馨峒医?jīng)費。在這一過程中，實驗室管理處要負責簽屬所有的搬遷合作合同，并負責最后的驗收工作。這事實上是采用了與設備采購一樣的工作程序，其工作量之大、所負責任之重是不言而喻的，僅2006年的一年間，學校投入到設備搬遷這一項的支出費用就高達一百五十五萬元，而所有工作則全部由實驗室管理處經(jīng)手完成。
分類管理 統(tǒng)一調(diào)配
對于實驗室管理體制的調(diào)整，也是這兩年間實驗室管理處的重要工作內(nèi)容。學校對于實驗室建設的主要思路定位在了資源集中、分類管理。
對分類管理的操作，學校首先把全校實驗室分成了兩個大類，一類是給全校本科生提供公共服務的實驗中心，其中“自然科學基礎實驗中心”包括了物理、化學、電工、電子、力學等學科內(nèi)容，掛靠在應用學院進行管理，但從建設上則是獨立的部門；“工程訓練中心”包括金工實習、電路電子實習及學生在日常的創(chuàng)新活動，掛靠在機械學院進行管理，涵蓋學生參預的各種校內(nèi)外競賽活動，如機器人大賽、電子設計大賽等，學校為此投入了近二百萬元的活動經(jīng)費； “現(xiàn)代技術(shù)教育中心”包括“電教中心”、“計算中心”、“外語自主學習中心” 為學校教學活動提供有力支持和學生自主學習的平臺；另外，還有一個國家批準建立的“大學生文化素質(zhì)教育基地”。這些都是為全校本科生和部分研究生提供的公共的、基礎的教學平臺，從結(jié)構(gòu)體系上講則屬于同一個大類。
還有一個大類，就是各個學院都要成立學院的實驗中心，這一類從結(jié)構(gòu)體系上也是分成兩個層次的：每個學院中各個專業(yè)的公共基礎課都要建立一個基礎實驗平臺；同時再為每個專業(yè)的專業(yè)實驗課建立一個專業(yè)實驗平臺和為科研工作設立科研實驗研究平臺。
基于以上結(jié)構(gòu)的分類，實驗室管理處實現(xiàn)了學校提出的資源集中的管理設想，使所有實驗室的設備資源都由實驗中心進行統(tǒng)一調(diào)配，有效解決了過去各單位對本部門實驗設備壟斷使用的弊端。這種設備歸屬實驗中心所有、部分委托研究小組負責管理的新措施，也大大提高了學校實驗設備的利用率；而學校也規(guī)范了設備使用的收費標準，使負責管理的部門與人員擁有優(yōu)先和免費使用權(quán)，促使管理者更有工作熱情和責任心。
兩年多時間里，整個管理體制的轉(zhuǎn)變和調(diào)整已日趨完善，實驗室管理處也在各個管理環(huán)節(jié)和制度規(guī)范上不斷地在進行細節(jié)上的修正和補充。作為必要步驟，處里對數(shù)萬臺設備重新進行了賬目分類的調(diào)整，所有資產(chǎn)歸類都需要重新做帳，雖然工作量大、手續(xù)復雜，但錢老師他們數(shù)年來對于這部分工作的投入，同時也為迎接2007年5月進行的學校本科評估活動奠定了良好的先期基礎。
樹立威信 贏得信任
對于所取得的工作成就，錢老師仍然認為：所有這些工作并不是簡單意義上的“我們”的工作，在整個過程中，我們只是起著一個監(jiān)督和協(xié)調(diào)的作用。在學校制定出規(guī)劃方案之后，具體的實施不是靠我們?nèi)プ龅?，主要還是要靠各個學院來做，處里則起到了一個進行協(xié)調(diào)的“中間人”的作用，在其中擔負了一部分督促的功能。
錢老師還特別提到，之所以實驗室管理處能夠順利地與各個學院進行工作配合，除了良好的學校內(nèi)部環(huán)境以外，處長劉云老師起到了不可忽視的作用。多年來，劉老師在校內(nèi)外各個單位都有著極高的威信與口碑，在他的帶領下，實驗室管理處本著為大家解決問題的工作態(tài)度，贏得了各個單位的信任與支持，處里人員到哪個單位去都會受到對方的歡迎和在工作上的積極配合，也這是處里能取得今天的工作成績的重要原因。
2007年新的挑戰(zhàn)
除完成本科教學評估的驗收以外，2007年錢老師他們的工作內(nèi)容還包括了教育部啟動的“優(yōu)勢學科平臺建設”項目。這個項目一共涉及了全市的五個高校，這其中就有北京科技大學在內(nèi)，對于北京科技大學的冶金、材料、機械等傳統(tǒng)優(yōu)勢學科，國家給學校投入的資金高達一億元，這就意味著從2006年下半年到2008年，每年約有三千三百萬的投入資金，其中二千七百萬是要用于設備采購的，這些任務則直接壓到了實驗室管理處的肩膀上；而由于該項目在2006年下半年才批復下來，該年度的二千七百萬元資金如何應用和2007年該項目要進行的工作內(nèi)容都是處里工作的重點。
實驗室管理處在2007年要完成的大的工作內(nèi)容還有：北京市批復的“新材料學科群建設”項目，投入的建設資金為九百萬元；2007年要啟動“十一五”期間“211”工程建設的論證工作；針對本科教學工作進行的二千萬元“國家修購”項目等，其工作內(nèi)容的繁雜程度和難度是顯而易見的，這無疑對錢老師他們的挑戰(zhàn)也是巨大的。
如何迎接挑戰(zhàn)、順利完成任務，錢老師的心態(tài)是比較樂觀的，記者對此也不會有什么多余的疑義，因為他們以往的成績已經(jīng)擺在那里，實力是最有力的說明，也是最能夠增強自信的后盾！
撰稿 籽言
