春節(jié)的長(zhǎng)假中，人們從平日繁忙的生活工作節(jié)奏中解脫出來，舒舒服服的過了一段時(shí)間的“好日子”，購(gòu)物、出游、娛樂、聚餐、會(huì)友，不亦樂乎!隨著長(zhǎng)假的結(jié)束，人們又紛紛投入到反差極大的工作中。突然的生活狀態(tài)和情緒的改變，使白領(lǐng)們紛紛患上了傳說中的“節(jié)后綜合癥”。
回到工作崗位，往往遲遲不能進(jìn)入工作狀態(tài)，有的人甚至想不起來之前的文件放在了哪里，忘記了之前的工作進(jìn)行到了什么環(huán)節(jié)，不知從何做起。這個(gè)時(shí)候企業(yè)整體工作效率進(jìn)入低迷期，平均效率降低50%以上，很多企業(yè)需要很長(zhǎng)一段時(shí)間才能恢復(fù)正常狀態(tài)。這種現(xiàn)象其實(shí)也是企業(yè)“假期綜合癥的表現(xiàn)”。
節(jié)后綜合癥其實(shí)非常常見，它是影響企業(yè)效率的一個(gè)重要因素。企業(yè)要想穩(wěn)步發(fā)展必須要采取措施減輕節(jié)后綜合癥帶來的負(fù)面影響。這時(shí)，裝備文檔管理軟件的企業(yè)就有了明顯的優(yōu)勢(shì)。筆者對(duì)企業(yè)假期綜合癥的四大癥狀進(jìn)行了分析，便于企業(yè)尋找到最佳的解決方案。
癥狀一：文件查找困難
病癥：由于人們?cè)陂L(zhǎng)假中精神狀態(tài)很放松，主要精力都放在了娛樂上，回到工作崗位，久久不能進(jìn)入工作狀態(tài)，很多人甚至忘記了之前的稿件存放在哪個(gè)目錄下了，也記不清具體的名稱，還要花費(fèi)大量的時(shí)間查找搜集。
致得(www.zhidesoft.com)專家方案：可借助文檔管理系統(tǒng)，只要輸入文件中的關(guān)鍵字、詞、句或創(chuàng)建人、文件類型等就可以快速找到所需文件，保證了工作效率。樹形的目錄結(jié)構(gòu)，使文件存儲(chǔ)井井有條，結(jié)構(gòu)清晰，排列有序，減輕員工的煩躁情緒。
癥狀二：審批周期長(zhǎng)
病癥：節(jié)后開展工作沒有頭緒，工作不知從何做起，假期中需要審閱的文件大量積壓，文件周轉(zhuǎn)效率慢，人們還沒有調(diào)整好狀態(tài)，審批的效率極為低下。
致得專家方案：建立流程管理機(jī)制，需要審核的文件會(huì)自動(dòng)呈現(xiàn)在系統(tǒng)桌面，并有及時(shí)消息與郵件提醒，需要審批的文件第一時(shí)間呈現(xiàn)在面前，讓人找事兒變?yōu)槭聝赫胰?，積壓的文件可以快速流通，保證節(jié)前節(jié)后文件流轉(zhuǎn)速度一致，使工作開展有條不紊。
癥狀三：文件混淆
病癥：時(shí)間長(zhǎng)了，當(dāng)時(shí)的編寫者記不清當(dāng)時(shí)的思路是什么，面對(duì)工作無從下手。開展工作時(shí)發(fā)現(xiàn)文件版本多樣，員工忘記文件了最新版本，錯(cuò)用舊版文件，導(dǎo)致工作失誤，給企業(yè)帶來重大損失。
致得專家方案：可通過修訂版管理功能，讓文件時(shí)刻保持最新版本，杜絕版本混淆的情況，系統(tǒng)保留之前修改過的版本，可通過查閱修改記錄以便于找回之前的工作思路，便于對(duì)節(jié)后的工作做出明確的安排和計(jì)劃，有利于快速投入開展工作。如需要之前版本內(nèi)容，還可以進(jìn)行版本的回退，保證資料安全。
癥狀四：信息獲取困難
病癥：在假期中有重要事務(wù)需要辦理，員工不能及時(shí)獲取相關(guān)資料，延誤工作。
致得專家方案：文檔管理系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，無論身處何地，只要可以上網(wǎng)便可以輕松獲得辦公資料，在路途中或異地，都可以隨時(shí)登陸獲取相關(guān)的資料，使辦公地點(diǎn)不局限于固定地點(diǎn)。
“節(jié)后綜合癥”是人們的常見病癥，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提早預(yù)防企業(yè)的“假期綜合癥”，用文檔管理系統(tǒng)幫助企業(yè)從疲倦中快速蘇醒，保證企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，在后續(xù)工作中有個(gè)良好的開始。
