文章作者：江西省檔案局館 來源：《中國檔案報》

　　為按期完成國家重點檔案搶救任務(wù)，加快推進數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，江西省檔案館于2007年啟動省檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，圍繞如何解決數(shù)字化服務(wù)外包過程中的檔案實體與檔案信息安全、質(zhì)量控制，以及如何提升紙質(zhì)檔案數(shù)字副本憑證性問題，不斷學(xué)習(xí)、研究、總結(jié)，形成了一整套可行的紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理工作方法與措施。

　　一、實施紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理的必要性

　　1.實施全程管理是維護檔案實體與檔案信息安全的重要屏障

　　在紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包過程中如何保障檔案實體和檔案信息的安全，已成為開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包工作中急需解決的問題。在維護檔案實體和檔案信息安全實踐中，檔案實體和檔案信息在數(shù)字化各環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)，都離不開人這個關(guān)鍵因素，而把具有主觀能動性的人與具有客觀性的流程設(shè)計管理制度、監(jiān)控設(shè)備有機結(jié)合起來的有效手段，就是全程管理。只有進行全程管理，實現(xiàn)兩方面優(yōu)勢互補，才能最大限度地保障檔案實體和檔案信息安全。

　　2.實施全程管理是質(zhì)量控制的必然要求

　　質(zhì)量控制如同醫(yī)生看病，治標不能忘治本，現(xiàn)實中經(jīng)常存在“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”的“重結(jié)果輕過程”的質(zhì)量管理誤區(qū)。對紙質(zhì)檔案數(shù)字化實施全程管理，就是為了徹底走出“事后控制”的誤區(qū)，由單一的事后質(zhì)量檢驗把關(guān)控制轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)防式”的事前控制、事中控制和事后數(shù)據(jù)質(zhì)檢相結(jié)合的綜合管控策略，實現(xiàn)質(zhì)量問題的處理“由堵向疏”的轉(zhuǎn)變，進一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高各環(huán)節(jié)工作效率。

　　3.實施全程管理將為今后認定紙質(zhì)檔案數(shù)字副本憑證性奠定基礎(chǔ)

　　通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換制作紙質(zhì)檔案數(shù)字副本，是當前和今后一個時期實施重要檔案異質(zhì)異地備份，加快數(shù)字檔案資源建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)化共享的主要途徑。以數(shù)字副本作為紙質(zhì)檔案的異質(zhì)備份件，在網(wǎng)絡(luò)化查檔利用工作中代替檔案原件出證，這都要求紙質(zhì)檔案數(shù)字副本應(yīng)具備憑證功能，這也是今后必須解決的問題。鑒于當前我國認定數(shù)字副本法律地位的法規(guī)和標準尚未出臺，而紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及數(shù)字副本的長期保存是一個浩大的系統(tǒng)工程，在經(jīng)費、人力、物力等方面的投入可謂巨大，屬于稀缺資源的檔案原件在數(shù)字化過程要經(jīng)過一場浩蕩的拆裝過程，若以這樣的代價制作形成并長期保存的數(shù)字副本僅具有查考價值，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作績效將被大打折扣?；谶@樣的認識，參照《縮微攝影技術(shù)縮微品法律認可性》等標準，省檔案局館認為只有通過全程管理，從保障紙質(zhì)檔案數(shù)字副本真實性、完整性、可靠性和可用性入手，規(guī)范數(shù)字副本的制作過程，盡力保存數(shù)字副本的背景和結(jié)構(gòu)信息才能為將來認定它的憑證性奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理實踐的主要做法

　　省檔案館將紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程分為10個基本環(huán)節(jié)，包括審批數(shù)字化對象、制定數(shù)字化工作方案、檔案出庫、整理分件、建元數(shù)據(jù)庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案還原入庫、數(shù)字化成果驗收移交等，同時，針對數(shù)字化基本環(huán)節(jié)建立數(shù)字化工作文檔管理制度。下面重點介紹下省檔案館在幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)的主要做法。

　　1.數(shù)字化對象的審批。為證明民國檔案數(shù)字副本來源的可靠性，參照檔案原件縮微品規(guī)范制作要求，對數(shù)字化對象實行審批制，由法人簽署《紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書》，并將其納入全宗卷和數(shù)字化工作文檔管理范疇。審批書主要內(nèi)容包括數(shù)字化對象、數(shù)字化目的、授權(quán)信息、審批時間等。

　　2.制定數(shù)字化工作方案。省檔案館把數(shù)字化工作方案視為有效管理數(shù)字化全程、控制數(shù)字化成果質(zhì)量的重要武器，因此，它既是數(shù)字化服務(wù)外包招標文件的主要內(nèi)容，也是項目實施全過程的操作和管理標準，應(yīng)盡量具體、量化并具可操作性。省檔案局館編制的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案主要包括數(shù)字化現(xiàn)場安全保密措施、項目管理要求、檔案整理與修復(fù)要求、技術(shù)標準、數(shù)字化工作文檔管理要求、數(shù)據(jù)質(zhì)檢與驗收要求、數(shù)字化成果移交要求等主要內(nèi)容。每個方面都有詳細的要求，比如，技術(shù)標準部分又進一步明確了數(shù)字圖像技術(shù)參數(shù)、圖像處理、格式與存儲、命名標準、著錄與目錄數(shù)據(jù)庫建庫、數(shù)字化元數(shù)據(jù)賦值等要求。

　　3.整理分件。整理分件是整個數(shù)字化過程的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案實體安全和數(shù)字副本的命名、存儲與質(zhì)量控制，抓好該環(huán)節(jié)，整個數(shù)字化工作將事半功倍。省檔案局館的主要做法：一是加強對數(shù)字化服務(wù)外包商員工的集中培訓(xùn)，他們對民國時期公文、組織職能等方面的認知水平將決定整理分件的準確性，培訓(xùn)內(nèi)容包括民國公文種類、公文處理辦法、民國時期文化背景知識、政府機構(gòu)的衍變、電報在公文中的應(yīng)用等;二是每個案卷填寫一張數(shù)字化流程單，并跟隨案卷在數(shù)字化各個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)，需要填寫案卷的總頁數(shù)、頁號編制、修裱、分件情況，登記珍貴和特殊檔案頁面;三是實行流水線上整理分件環(huán)節(jié)的在線指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時指正，提高整理分件的準確率，從而提高整個項目的工作效率。

　　4.建文件級元數(shù)據(jù)庫。省檔案局館將檔案目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字化元數(shù)據(jù)的集合稱為元數(shù)據(jù)庫。自2009年起，省檔案局館要求數(shù)字化服務(wù)外包公司在數(shù)字化過程中由數(shù)字化系統(tǒng)自動捕獲或手動批量著錄數(shù)字化授權(quán)、時間、分辨率、格式、捕獲設(shè)備等20個有關(guān)數(shù)字副本背景和結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)。這一做法在后來發(fā)布的《信息與文獻——文件檔案數(shù)字化實施指南》中得到印證。同時，在準確分件的基礎(chǔ)上按照《檔案著錄規(guī)則》《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準民國檔案著錄細則》《江西省文書類電子檔案著錄與數(shù)據(jù)格式規(guī)范》等標準規(guī)范進行著錄與目錄數(shù)據(jù)錄入，建立案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫。鑒于經(jīng)費、人力和時間等方面的限制，著眼為今后各項業(yè)務(wù)工作建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，省檔案局館采取了民國檔案文件級著錄分步實施、逐漸完善的策略，即在數(shù)字化過程中做到卷內(nèi)檔案分件基本準確，建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫時照錄檔案原有事由，無事由時才重擬題名，為今后著錄職能部門依托數(shù)字檔案集成管理系統(tǒng)進一步開展著錄工作奠定基礎(chǔ)。實踐證明這是一項有效的舉措。

　　5.圖像處理。按照精確復(fù)制的原則并參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求實施圖像處理，使數(shù)字圖像清晰、端正，準確反映檔案原件的原始面貌，不去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝訂孔等;在距頁邊最外沿約2毫米處裁剪數(shù)字圖像，保留紙質(zhì)檔案原有頁邊，包括破損、歪斜頁邊。

　　6.數(shù)據(jù)質(zhì)檢。包括數(shù)字圖像質(zhì)檢與目錄數(shù)據(jù)質(zhì)檢兩個部分。按批次數(shù)據(jù)隨機抽檢方式進行質(zhì)檢，質(zhì)檢次數(shù)一般為兩次。一次質(zhì)檢抽檢率不少于20%，二次質(zhì)檢抽檢查率不少于10%，批次抽檢合格率應(yīng)為100%，否則整批數(shù)據(jù)打回重新制作或不予驗收，同時據(jù)實填寫質(zhì)檢任務(wù)安排單、質(zhì)檢情況登記表、質(zhì)檢驗收登記表等數(shù)字化工作文檔，作為數(shù)字化成果驗收移交的依據(jù)。

　　7.數(shù)字化成果驗收移交。移交的內(nèi)容包括符合標準化要求的紙質(zhì)檔案數(shù)字副本及其元數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化工作文檔以及按照規(guī)范要求制作的存儲移交介質(zhì)。其中，紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化審批書、數(shù)字化工作方案、數(shù)字化項目招投標文件、中標通知書、數(shù)字化項目合同書等憑證性文件的數(shù)字副本一同存儲于移交介質(zhì)的授權(quán)文件夾中。

　　三、幾點思考

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是高速發(fā)展的信息時代給檔案工作帶來的一項新內(nèi)容，在推進過程中不可避免會遇到一些新情況、新問題。

　　1.如何更加科學(xué)確定數(shù)字化范圍，除了考慮檔案重要程度、破損情況、利用需求等，是否還要結(jié)合數(shù)字化工作進度、工作量以及數(shù)字化績效等實際情況綜合考慮。

　　2.數(shù)據(jù)質(zhì)檢與準確率問題。面對數(shù)以百萬級甚至千萬級的目錄和圖像數(shù)據(jù)，即使實施全程管理、盡最大努力提高抽檢比例，也難免會掛一漏萬。在合理安排年度工作量的前提下，如何提高數(shù)據(jù)準確率，需要進一步摸索、研究和總結(jié)推廣。

　　3.數(shù)字副本的法律地位問題。目前，我國尚未啟動有關(guān)數(shù)字副本法律認可性的法規(guī)標準的制定工作，現(xiàn)有標準均沒有明確的相關(guān)條款，通過實踐證明《信息與文獻——文件檔案數(shù)字化實施指南》以及澳大利亞等國的先進標準具有科學(xué)性、合理性和可操作性，因此，應(yīng)該參照這些標準并結(jié)合我國的具體實踐著手制定有關(guān)標準，用于規(guī)范數(shù)字副本制作的全程管理與技術(shù)要求?？偨Y(jié)省檔案局館在這方面的做法主要包括以下幾個方面：

　　(1)實施數(shù)字化對象審批制，用以記錄數(shù)字化項目授權(quán)信息，證明數(shù)字副本來源的合規(guī)性;

　　(2)建立并歸檔保存規(guī)范的數(shù)字化工作文檔，記錄、審核數(shù)字化項目全過程管理信息;

　　(3)完整掃描關(guān)于同一項業(yè)務(wù)活動的往來文件，以及一份文件的正本、定稿、公文處理單、重要修改稿等，確保數(shù)字化對象及其來源信息的完整性;

　　(4)精確復(fù)制、準確標識，以文件級檔號及件內(nèi)頁面流水號命名數(shù)字副本，以彩色JPEG格式存儲源版數(shù)字副本，完整記錄檔案原件頁面原有內(nèi)容，包括斑點、破損頁邊等頁面信息;

　　(5)通過數(shù)字化元數(shù)據(jù)記錄紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的技術(shù)參數(shù)與生成背景;

　　(6)通過先期制定數(shù)字化工作方案，結(jié)合現(xiàn)場監(jiān)管、按比例抽檢、分階段驗收等方式，實施數(shù)字化成果的質(zhì)量控制。

　　原載于《中國檔案報》2013年11月14日 總第2533期 第一版