美國的圖書館和檔案館對其館藏進行著錄的歷史可以追溯到幾百年前。美國圖書機構(gòu)的編目實踐源于19世紀后期，美國國會圖書館通過預先印制的圖書目錄卡，向美國各個圖書館發(fā)放，以達到統(tǒng)一著錄標準和節(jié)省他們各自用來編目的時間。到了20世紀60年代，經(jīng)過長時間的標準化工作，《英美編目規(guī)則》逐步形成?！兑?guī)則》除了確定材料以編目方式進行著錄外，還創(chuàng)建了編目時的規(guī)范控制(指始終如一地使用和維護統(tǒng)一的名稱、主題和題名等在書目記錄文檔中用作標目)形式——即以唯一、特有的文件名和特定的詞匯來著錄主題。
在20世紀60年代，許多檔案工作者以標準化檔案著錄為主題撰文，并總結(jié)了不同機構(gòu)所使用的著錄方法。研究表明，為了制定出健全的檔案著錄標準，檔案工作者們針對四大領(lǐng)域約20個不同的數(shù)據(jù)元素進行了調(diào)研。
背景信息 檔案著錄重點關(guān)注館藏的創(chuàng)建和來源等背景信息。檔案工作者著錄這些材料在什么情況下被創(chuàng)建、存放在檔案機構(gòu)，不僅記錄他們所看到的卷內(nèi)文件，還要評估和解釋各種文件之間的關(guān)系。背景信息是區(qū)分檔案著錄與圖書館書目著錄的一大特點。
內(nèi)容 檔案工作者非?？粗貦n案中所含的知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。他們會對材料的類型以及其中蘊含的信息、內(nèi)容進行細致著錄，甚至還會精確到一個條目。有時檔案工作者會提供檔案卷內(nèi)無法找到的檔案信息著錄，或去其他機構(gòu)保管的相關(guān)材料進行列舉。
結(jié)構(gòu) 檔案著錄是對檔案材料的層次組織和彼此關(guān)系進行關(guān)聯(lián)，而非簡單的著錄館藏和單件檔案。卷內(nèi)的材料自然分組成“系列”，著錄涵蓋了整個系列和它們的層次關(guān)系。
功能 檔案著錄討論檔案創(chuàng)建者的功能，以及他們在實現(xiàn)這些功能中開展的活動。
到了20世紀70年代，機讀目錄(MARC)被引入。這是一個編目者和機器都能解讀的代碼。在機讀目錄中，書目信息被視為一組數(shù)據(jù)元素，每個代碼表示不同的數(shù)據(jù)元素。隨著機讀目錄的引入，圖書館可從共享數(shù)據(jù)庫中下載文件以充實本地的館藏。但是，圖書館編目的著錄標準并不完全適用于檔案。檔案的內(nèi)容是獨一無二的，它具有獨特性和不可復制性。不同的檔案卷內(nèi)文件數(shù)量不一，包含的載體格式不同，因此整理檔案卷內(nèi)材料是非常復雜的工作，這是圖書館機讀目錄記錄所不能滿足的。盡管曾有人嘗試將圖書館的機讀目錄用于檔案著錄，但檔案界認為，需要出臺一個專用的檔案著錄機讀目錄標準。
《檔案內(nèi)容著錄標準》(DACS)就是這樣一個標準。根據(jù)此標準創(chuàng)建的檔案機讀目錄中，不僅含有圖書機讀目錄的內(nèi)容，還有許多背景元素集合。除了主題外，還含有檔案內(nèi)容摘要及創(chuàng)建者的履歷信息。另外，檔案來源信息也包含其中，如捐贈者編號、未來可能捐贈的內(nèi)容、利用條件，最后還附有一個在線檢索工具，這是檔案著錄中獨一無二的工具。
檢索工具源自機構(gòu)內(nèi)的目錄和索引，其中包括一些《檔案內(nèi)容著錄標準》機讀編目格式要求的內(nèi)容，但是這些內(nèi)容更為詳細。例如，詳盡的傳記或歷史評論文章、整個館藏檔案及個別系列(全宗)內(nèi)容和范圍著錄、整理材料和內(nèi)容層次結(jié)構(gòu)(從系列至子系列以至文件夾，有時詳至單件檔案)的細節(jié)信息。換句話說，檢索工具就是檔案的一個詳盡目錄，它著錄檔案的背景、物理、知識產(chǎn)權(quán)信息以及這些屬性之間的關(guān)系。
如今，得益于嵌入式檔案著錄(EAD)，檢索工具可以通過在線獲得或被檢索。嵌入式檔案著錄形象地將檔案的層級結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化，研究者可從中發(fā)現(xiàn)每個元素之間的關(guān)系，并逐個訪問某一元素，進一步探索其結(jié)構(gòu)和內(nèi)容。
現(xiàn)在的網(wǎng)絡環(huán)境是極為開放的。嵌入式檔案著錄正在成為一個由關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)互聯(lián)構(gòu)成的獨立信息系統(tǒng)。關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)環(huán)境為新思考、新理念、檔案著錄和利用新標準的萌生提供可能。檔案工作者具備超前思維，此前就開始從數(shù)據(jù)元素之間關(guān)系的視角審視、思考檔案著錄了。
著錄的新理念強調(diào)數(shù)據(jù)元素之間的概念關(guān)系。數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)逐漸替代了機讀目錄中正在使用的基于字段的著錄方法。研究人員不斷地創(chuàng)建并著錄在線內(nèi)容，提升在線數(shù)據(jù)的可用性和可訪問性，使其融入信息社會之中。由研究者添加的數(shù)據(jù)注釋和實施的“眾包技術(shù)”也逐漸成為檔案著錄的工具。
國際信息社會近期采納的最新元數(shù)據(jù)模型是“書目記錄功能需求”(FRBR)。FRBR用于著錄學術(shù)概念與其智能、背景、物理屬性之間的關(guān)系。例如，一個故事作為一部小說、繼而成為一部出版作品之間的關(guān)系，并進一步探索參與各環(huán)節(jié)創(chuàng)造的主體——作者、編輯、插圖畫家、出版商之間的關(guān)系，即作品、內(nèi)容表達、載體表現(xiàn)之間的關(guān)系。
在元數(shù)據(jù)模型中的一些元素并不適用于檔案館。但自從FRBR強調(diào)信息實體關(guān)系和層次結(jié)構(gòu)后，該模型也開始進入檔案工作的視線。
《英美編目規(guī)則》并非為一個復雜實體關(guān)系模型而設計，因此它正在逐漸被新的編目標準和《資源著錄與檢索》(RDA)所替代。RDA是以“書目記錄功能需求”為理論基礎衍生出來的，它沒有刻意規(guī)定數(shù)據(jù)應如何編排，并不過度依賴數(shù)據(jù)標點。因此，它在本質(zhì)上是國際通用的。RDA已由美國國會及大量美國圖書館通過并采用，其中也包括密歇根大學本特利歷史圖書館。
檔案界一直在為研究網(wǎng)絡環(huán)境中新的著錄標準而努力?！肚度胧綑n案背景信息著錄——法人、個人、家庭》(EAC-CPF)是最近被檔案權(quán)威所采納的加密內(nèi)容標準。它用來著錄檔案館藏的創(chuàng)建者與其主要來源間的聯(lián)系，包括檔案的生命、歷史、職能、活動等。它將檔案與其創(chuàng)建者多方面建立聯(lián)系，并提供這些不同的個人和組織如何建立關(guān)聯(lián)的背景信息。
更新后的《檔案內(nèi)容著錄標準》、機讀目錄、嵌入式檔案著錄(EDA)和檢索工具標準具即將出臺。新版本將適用于互聯(lián)互通性和網(wǎng)絡上數(shù)據(jù)元素的關(guān)聯(lián)性原則。
美國國會圖書館正在開發(fā)書目框架(BIBFRAME)模型，最終已沿用40余年的機讀目錄將被取而代之。書目框架模式并不是將所有資源“捆綁”為檔案，也不是盡可能多地以各種形式復制檔案信息，而是在很大程度上依賴于元數(shù)據(jù)中立環(huán)境里的信息資源間的關(guān)系。書目框架是為未來網(wǎng)絡化世界中書目著錄而設計的，目標是通過網(wǎng)絡一次對一個目錄的搜索，便可完成各種關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的檢索。
