檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息?！爸苯有纬伞闭f明檔案繼承了文件的原始性，“歷史紀(jì)錄”說明檔案在繼承文件原始性的同時，也繼承了文件的記錄性，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。正因為檔案繼承了文件原始記錄性，具有歷史再現(xiàn)性，所以檔案才具有憑證價值的重要屬性。檔案是人類社會活動的真實記錄，它承載著人類文化的寶貴記憶，凝聚人類生活的歷史經(jīng)驗，蘊含著社會和事物的發(fā)展規(guī)律，是社會的寶貴財富。各級各類檔案館必須要繼承、保護好這筆“寶貴的財富”。
多年來，全國各級檔案部門及科研機構(gòu)在檔案的搶救和保護方面做了大量卓有成效的工作，一批新技術(shù)、新方法在檔案搶救與保護中發(fā)揮了重要作用。在采用了數(shù)字化掃描、仿真復(fù)制及縮微復(fù)制等技術(shù)后，全國各級檔案部門，已經(jīng)建立了一套完善的檔案搶救保護機制，為我國檔案實體的永久保存，提供了技術(shù)的保障、打下了堅實的基礎(chǔ)。
而在另外一方面，對檔案目錄的管理，最早是采用手工抄錄的方式，而僅存放目錄冊，不少單位就需要幾節(jié)的檔案柜，其工作量之大，可想而知。在上個世紀(jì)八十年代，隨著計算機技術(shù)的普及，我們不再采用手工抄錄，而是通過計算機輸入的方式，建立了檔案條目信息的機建索引，進而形成了檔案條目信息的數(shù)據(jù)庫。隨著檔案數(shù)字化掃描技術(shù)的開展，檔案條目信息的數(shù)據(jù)庫，起到了檔案電子圖像檢索、查詢和利用的橋梁作用。我們可以通過對檔案條目信息進行檢索，在數(shù)據(jù)庫中找到相應(yīng)檔案后，再通過數(shù)據(jù)庫里面的檔案電子圖像位置的路徑信息，快速訪問并調(diào)閱該電子圖像。目前各種依托于計算機技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的工作原理，基本上都是采用這種方式。我們查詢利用一份檔案的時間，由以前手工查詢、調(diào)閱的幾個小時的時間，縮短到了鍵盤輸入、屏幕顯示的幾秒鐘的時間。
由上可見，要想實現(xiàn)對檔案的現(xiàn)代化管理，檔案的條目信息至關(guān)重要。如果說檔案是前人建立的寶貴財富，那么檔案的條目信息就是今人建立的寶貴財富，凝結(jié)著幾代檔案工作人員的智慧和汗水。為了后人能夠繼續(xù)對檔案進行現(xiàn)代化管理，檔案的條目信息也同樣需要妥善的保留下來。
我公司聯(lián)合國家檔案局科研所和深圳市檔案局針對檔案條目信息數(shù)據(jù)庫的永久保存開展應(yīng)用研究，利用二維碼和縮微數(shù)模整合技術(shù)特點，研發(fā)了一套行之有效的解決檔案條目信息數(shù)據(jù)庫長久保存問題的技術(shù)方法，可供廣大檔案工作者參考利用。
該項目獲得了國家檔案局科學(xué)技術(shù)二等獎，目前已經(jīng)投入實際應(yīng)用領(lǐng)域。
