以紙張等非數(shù)字化介質(zhì)為載體的檔案信息資料長期以來多數(shù)以實(shí)物的形式存放在檔案館中，這在檔案管理和檔案利用中帶來巨大難題：一方面，實(shí)物檔案資料的存儲異常困難，而且隨著檔案資料數(shù)量的增大，安全存儲這些實(shí)物檔案要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力;另一方面，檔案資料的實(shí)物形式限制了其流通效率，使得這些檔案得不到有效利用。
針對檔案館目前存在大量紙質(zhì)文檔資料的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案館對檔案資料快速便捷的應(yīng)用需求，通過檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)來完成檔案采集，并通過檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案管理和檔案利用，
主要體現(xiàn)在以下三個方面：
1.檔案采集的主要任務(wù)是對館藏檔案通過德國Book2net綜合生產(chǎn)型檔案掃描儀進(jìn)行數(shù)字化加工，針對紙質(zhì)檔案、多媒體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，完成館藏檔案的數(shù)字化;
2. 檔案管理的主要任務(wù)是通過建立海量存儲備份、災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)和系統(tǒng)安全解決方案，制定相應(yīng)的安全策略，以保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性和可用性;
3.檔案利用通過整合檔案資源信息，以網(wǎng)站的方式提供各個用戶群的檔案原文級查詢。
最終效果是
一，實(shí)現(xiàn)了對檔案館范圍內(nèi)重要檔案資料的數(shù)字化管理，通過先進(jìn)的查詢手段提供了高速、跨庫的多媒體信息存取服務(wù);
二，便于在一個可擴(kuò)展的政府網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)上采集、處理、海量存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用和管理各種多媒體信息，提高了檔案利用率;最后，實(shí)現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)的無縫銜接，使先前靜止的文檔資料在應(yīng)用中增值。
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