隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展，帶來了文檔管理及存儲(chǔ)、利用方式的革命。用文檔電子影像數(shù)字化信息代替紙張等傳統(tǒng)介質(zhì)，不僅大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間，無(wú)限地延長(zhǎng)了保存時(shí)間，同時(shí)為查閱利用帶來了極大的便利，因此，文檔數(shù)字化逐漸得到圖書館、檔案館等各行各業(yè)用戶的一致認(rèn)可。

　　文檔數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、專業(yè)非接觸式硬件掃描設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和智能識(shí)別技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)內(nèi)碼或圖像。然后將數(shù)字化的信息發(fā)布于局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)，形成若干個(gè)數(shù)字信息集群，供相關(guān)人員方便地查詢利用。

　　在日趨激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中，誰(shuí)掌握了更多的信息資源，并使之轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，誰(shuí)就掌握了競(jìng)爭(zhēng)和生存發(fā)展的主動(dòng)權(quán)。信息資源電子化是人類社會(huì)文明進(jìn)步的必然趨勢(shì)，能否跟上國(guó)際潮流，完成信息資源電子化進(jìn)程，關(guān)系到一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族的興衰。漢龍實(shí)業(yè)檔案數(shù)字化解決方案是指對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、標(biāo)引著錄、圖像掃描與處理、案卷整理、移交進(jìn)館等工作的總稱。

　　一、檔案分類整理

　　檔案分類整理是指將文檔進(jìn)行分解整理，歸類。

　　二、檔案交接

　　分類整理后的檔案按時(shí)間先后或其他分類項(xiàng)順序提出、提卷時(shí)編寫檔案的頁(yè)號(hào)和需要掃描錄入的文件頁(yè)號(hào)及抽取不需掃描的頁(yè)面，并按實(shí)際頁(yè)數(shù)填寫詳細(xì)的檔案交接清單，并由雙方主管人員簽字。

　　三、標(biāo)引著錄

　　標(biāo)引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對(duì)文字錄入的準(zhǔn)確性要求較高，但要錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁(yè)面上，一些文本域要在多個(gè)文件中選擇，所以錄入時(shí)需要相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，確保文本域錄入的準(zhǔn)確率。

　　四、檔案拆分

　　現(xiàn)在只要用專業(yè)的設(shè)備就可以免去拆卷的部分，方圓慧圖科技研發(fā)了專業(yè)的非接觸式證物案卷掃描系統(tǒng)，采用航天級(jí)矩陣ccd技術(shù)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)成像，不需要拆卷就可以進(jìn)行掃描儲(chǔ)存，并且是一鍵式操作，非常簡(jiǎn)單方便被全國(guó)各大公檢法部門認(rèn)可，因?yàn)椴挥貌鹁淼膾呙璨粌H減少了人力的損耗，也減少了大量資金的消耗。

　　五、檔案的掃描

　　原件的掃描與存儲(chǔ)格式完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。掃描人員按照要求，填寫移交清單(此移交清單是檔案拆分人員和掃描人員共同填寫)并簽字領(lǐng)取，再進(jìn)行紙件掃描。掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定義，如自動(dòng)傾斜校正、自動(dòng)去污、自動(dòng)分文件、自動(dòng)去手指等批處理功能。在由系統(tǒng)自動(dòng)處理功能的同時(shí)，掃描人員根據(jù)原件的實(shí)際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁(yè)面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時(shí)可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、閥值、明亮度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無(wú)損的保存。

　　六、質(zhì)量檢驗(yàn)

　　對(duì)掃描處理完成后的圖像頁(yè)進(jìn)行檢驗(yàn)，對(duì)檔案掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁(yè)的匹配等質(zhì)量進(jìn)行全面檢驗(yàn)。

　　對(duì)文本域錄入與文本錄入域的標(biāo)引、文件的頁(yè)號(hào)及頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，對(duì)掃描前圖像頁(yè)的標(biāo)引與掃描后的圖像頁(yè)的編號(hào)與頁(yè)數(shù)進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。

　　七、案卷整理

　　檔案整理工作嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局規(guī)定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本單位的實(shí)際情況進(jìn)行有序的整理，安排專人負(fù)責(zé)案卷合并與整理。

　　檔案是過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　與傳統(tǒng)載體、原子形式的檔案相比，數(shù)字化形式的檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)。數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的種種局限，使檔案館從封閉走向開放，為政府決策、企業(yè)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。