當前，數(shù)字離校已經(jīng)成為很多高校畢業(yè)生離校工作采用的模式。通過數(shù)字離校，可以充分發(fā)揮信息化高效、便捷的優(yōu)勢，優(yōu)化和規(guī)范業(yè)務(wù)部門的工作流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和快速流動，提高業(yè)務(wù)辦理效率，減輕業(yè)務(wù)部門工作強度，提高畢業(yè)生的滿意度。

　　大連理工大學(xué)于2014年啟動了離校管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，以加強部門間的協(xié)調(diào)聯(lián)動，簡化畢業(yè)生離校手續(xù)，使畢業(yè)生離校工作流程更加合理、規(guī)范和便捷，為畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，營造熱情和諧的畢業(yè)離校氛圍。

　　離校系統(tǒng)需求分析

　　高校畢業(yè)生在離校報退時，需要在相對集中的時間內(nèi)到多個部門辦理一系列離校手續(xù)。傳統(tǒng)的離校報退流程是畢業(yè)生持高校離校管理部門自制的紙質(zhì)“報退單”到學(xué)校各相關(guān)業(yè)務(wù)部門單獨辦理并蓋章確認，即使有些業(yè)務(wù)不需要辦理，學(xué)生也必須蓋章確認，因此經(jīng)常會出現(xiàn)排隊辦理的現(xiàn)象。業(yè)務(wù)部門為完成畢業(yè)生報退工作，一般要預(yù)先準備專門的場所，將畢業(yè)生名單打印下來，安排工作人員現(xiàn)場為畢業(yè)生辦理離校業(yè)務(wù)，學(xué)生的登記、材料核對、繳費、退費等業(yè)務(wù)辦理工作強度非常大，效率也很低。同時，畢業(yè)生離校數(shù)據(jù)不能共享，導(dǎo)致教務(wù)、圖書管理、一卡通等系統(tǒng)的畢業(yè)生數(shù)據(jù)不一致，對后續(xù)統(tǒng)計分析、業(yè)務(wù)處理等工作造成困擾。

　　基于上述問題，畢業(yè)生離校系統(tǒng)的主要需求包括三方面：

　　1.畢業(yè)生需求：了解本人報退必須辦理的業(yè)務(wù)、可能需要辦理的業(yè)務(wù)以及如何辦理;能夠快速辦理各種業(yè)務(wù);能夠進行業(yè)務(wù)自助辦理;可以及時了解業(yè)務(wù)辦理結(jié)果。

　　2.報退業(yè)務(wù)部門需求：掌握畢業(yè)生基本信息，保證需要畢業(yè)生辦理的業(yè)務(wù)都能夠辦理;高效完成本部門畢業(yè)生報退辦理的業(yè)務(wù);業(yè)務(wù)辦理情況統(tǒng)計和查詢等。

　　3.信息化部門：掌握和共享畢業(yè)生基本信息和畢業(yè)生畢業(yè)報退情況數(shù)據(jù);報退數(shù)據(jù)導(dǎo)入學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫，同步到相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)。

　　離校系統(tǒng)建設(shè)思路及業(yè)務(wù)流程

　　1.系統(tǒng)建設(shè)思路

　　離校系統(tǒng)建設(shè)涉及的部門多，業(yè)務(wù)廣。除本科生、研究生、留學(xué)生管理等部門外，還涉及學(xué)校財務(wù)、圖書館、信息化、后勤、檔案、保衛(wèi)、招生就業(yè)等多個職能部門。同時，學(xué)校的畢業(yè)生離校系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍還包含主校區(qū)、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)三個校區(qū)，因此在離校系統(tǒng)建設(shè)中，部門協(xié)同是系統(tǒng)順利建設(shè)和實施的關(guān)鍵。為此，學(xué)校建立了由主校區(qū)教務(wù)處、研究生院、國際教育學(xué)院作為負責部門，開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)各部門為協(xié)助部門，網(wǎng)絡(luò)與信息化中心為技術(shù)部門的離校系統(tǒng)建設(shè)組織構(gòu)架。形成了如下系統(tǒng)方案建設(shè)思路，即：以主校區(qū)的學(xué)生離校工作為藍本，由教務(wù)處、研究生院與網(wǎng)絡(luò)與信息化中心共同確立一個初步方案，之后由國際教育學(xué)院、開發(fā)區(qū)校區(qū)、盤錦校區(qū)根據(jù)實際情況作出修改、調(diào)整和完善，最終匯總形成離校系統(tǒng)的建設(shè)方案。

　　2.系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)計和優(yōu)化

　　離校業(yè)務(wù)是高校學(xué)生一條線管理中很重要的一環(huán)，只有信息和流程都梳理清晰后，才能更容易地開發(fā)離校管理與服務(wù)系統(tǒng)。學(xué)校已有的離校工作模式經(jīng)過了學(xué)校多年的摸索和積累，已經(jīng)形成了固有的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)處理方式。為使離校系統(tǒng)適應(yīng)原有的業(yè)務(wù)流程并加以優(yōu)化和改進，我們在梳理所有離校環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)上對部分業(yè)務(wù)進行合理的信息化改造，使離校工作在整體上和局部環(huán)節(jié)都得到優(yōu)化。

　　以碩士研究生報退流程為例(圖1)，學(xué)校將畢業(yè)生離校手續(xù)分為必須辦理環(huán)節(jié)和非必須辦理環(huán)節(jié)，畢業(yè)生只有完成全部必須辦理的手續(xù)后，方可領(lǐng)取畢業(yè)證和學(xué)位證。

　　在畢業(yè)生離校業(yè)務(wù)優(yōu)化方面，通過業(yè)務(wù)梳理和系統(tǒng)之間的對接，減化了學(xué)生辦理業(yè)務(wù)的流程，但還有一些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)需要進一步的理順和改造。

　　如檔案材料提交環(huán)節(jié)，這是每個研究生畢業(yè)離校必須辦理的環(huán)節(jié)。由于所提交材料中的“學(xué)位授予證明”領(lǐng)取時間較晚，畢業(yè)生必須在兩天之內(nèi)完成所有檔案材料的提交，導(dǎo)致排隊現(xiàn)象十分嚴重。為此，研究生院與相關(guān)部門溝通之后決定由研究生輔導(dǎo)員匯總“學(xué)位授予證明”后統(tǒng)一交至檔案館。同時檔案館把原來兩天的集中報退時間延長到一周，讓學(xué)生可以自主選擇時間提交相關(guān)材料，并用一卡通進行刷卡登記確認，徹底解決了排隊和效率問題。

　　又如畢業(yè)生報退時各類欠費繳納和退費工作，原有模式是畢業(yè)生自行到各個部門辦理，也是排隊非常嚴重的環(huán)節(jié)。為此，學(xué)校利用一卡通的電子支付平臺，與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行對接，學(xué)生可隨時了解本人欠費情況，隨時利用校內(nèi)電子支付平臺或一卡通圈存機繳納欠費，不需要到各個環(huán)節(jié)所在管理部門辦理;同時，網(wǎng)信中心匯總畢業(yè)生的各種退費，在畢業(yè)生離校后，由財務(wù)處統(tǒng)一退到學(xué)生預(yù)留的銀行卡中。

　　離校系統(tǒng)的功能設(shè)計

　　大連理工大學(xué)離校系統(tǒng)包括離校管理信息系統(tǒng)和“掌上離校”兩部分。

　　1.離校管理信息系統(tǒng)

　　離校管理信息系統(tǒng)主要包括數(shù)據(jù)準備、事項辦理、查詢統(tǒng)計、系統(tǒng)管理以及畢業(yè)生查詢等模塊。

　　(1)數(shù)據(jù)準備

　　數(shù)據(jù)準備模塊主要完成各類學(xué)生報退所需數(shù)據(jù)的準備工作，通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入或系統(tǒng)對接的方式進行，包括：畢業(yè)生數(shù)據(jù)、財務(wù)欠費、借款信息、派遣信息、戶口遷移信息、住宿等信息的導(dǎo)入和圖書借閱、網(wǎng)絡(luò)欠費等信息系統(tǒng)的對接。同時為各業(yè)務(wù)部門提供了數(shù)據(jù)準備進度查詢的功能，根據(jù)數(shù)據(jù)準備進度情況啟動報退工作。

　　(2)事項辦理

　　事項辦理模塊主要由各部門完成畢業(yè)生離校所有環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的辦理，通過系統(tǒng)對接的業(yè)務(wù)直接提取是否需要辦理以及辦理后的狀態(tài)，通過一卡通刷卡現(xiàn)場辦理的業(yè)務(wù)，直接標記完成狀態(tài)。同時，業(yè)務(wù)部門可以查詢各項業(yè)務(wù)的辦理情況。

　　(3)查詢統(tǒng)計

　　查詢統(tǒng)計模塊為各業(yè)務(wù)部門和相關(guān)職能部門提供所有畢業(yè)生各項業(yè)務(wù)辦理詳細情況的查詢、導(dǎo)出以及總體情況的統(tǒng)計和圖表展示，便于隨時掌握畢業(yè)生離校工作的進展。

　　(4)系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理模塊用于完成對報退業(yè)務(wù)、流程、人員、權(quán)限等方面的管理，以便靈活配置和調(diào)整畢業(yè)生離校工作，具體包括：批次管理、類型管理、事項管理、事項關(guān)系管理、權(quán)限管理等內(nèi)容。

　　(5)學(xué)生查詢

　　該模塊主要用于畢業(yè)生快捷掌握需要辦理的離校手續(xù)以及辦理方式、辦理狀態(tài)。畢業(yè)生報退業(yè)務(wù)在查詢頁面中分“紅燈”、“綠燈”和“黃燈”三種狀態(tài)顯示，分別表示“未辦理”、“已辦理”和“可能需要辦理”。畢業(yè)生查詢頁面只要有紅燈即表示相應(yīng)業(yè)務(wù)沒有辦理，只有全部為綠燈或黃燈才可以領(lǐng)取畢業(yè)證和學(xué)位證。

　　2.“掌上離校”

　　“掌上離校”是基于大連理工大學(xué)移動校園“i大工”平臺的掌上應(yīng)用，包括iOS、安卓兩個版本，使畢業(yè)生可以通過手機等移動設(shè)備快捷地查詢離校業(yè)務(wù)辦理情況。

　　離校系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成

　　離校系統(tǒng)實現(xiàn)了畢業(yè)生數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)辦理信息的協(xié)同共享。由于大連理工大學(xué)教務(wù)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)均沒有畢業(yè)報退模塊，且本科生、研究生報退流程差異較大，數(shù)據(jù)格式不能統(tǒng)一，因此在畢業(yè)生數(shù)據(jù)準備上仍舊采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式，導(dǎo)入后的畢業(yè)生數(shù)據(jù)實現(xiàn)了各業(yè)務(wù)部門的共享。同時，對于住宿管理、財務(wù)欠費等業(yè)務(wù)由于沒有業(yè)務(wù)系統(tǒng)支撐或出于安全考慮，也采用數(shù)據(jù)導(dǎo)入的方式。而對于圖書借閱清繳、論文提交、檔案資料提交、繳納網(wǎng)絡(luò)欠費等環(huán)節(jié)則直接通過系統(tǒng)對接方式實時獲取結(jié)果數(shù)據(jù)并在離校系統(tǒng)中直接反饋。

　　畢業(yè)生離校后，離校系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)將同步到學(xué)校公共數(shù)據(jù)庫中，并與教務(wù)、圖書管理、一卡通、網(wǎng)絡(luò)管理等系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)同步，各業(yè)務(wù)部門不用再重復(fù)處理畢業(yè)生數(shù)據(jù)，直接完成已畢業(yè)用戶的注銷等后續(xù)業(yè)務(wù)。

　　畢業(yè)生離校系統(tǒng)運行以來，在提高工作效率、降低工作強度、優(yōu)化工作流程、提高服務(wù)水平等方面發(fā)揮了重要作用，得到了畢業(yè)生和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的高度認可。同時，離校系統(tǒng)的成功建設(shè)和運行也為學(xué)校建設(shè)多部門、多業(yè)務(wù)協(xié)同的信息系統(tǒng)提供了寶貴的經(jīng)驗。我們也將繼續(xù)優(yōu)化和完善畢業(yè)生離校系統(tǒng)，使之更好地服務(wù)于師生。

　　(作者單位為大連理工大學(xué)網(wǎng)絡(luò)與信息化中心)