檔案數(shù)字化，就是采用各種信息采集設(shè)備將不同載體形式的檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字方式的過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，就是利用掃描等信息采集設(shè)備，將紙質(zhì)檔案原件的圖文信息分解為若干點陣式信息元(像素)，并將光信號轉(zhuǎn)換為電信號輸進計算機內(nèi)從而形成數(shù)字圖像文件。
對檔案文獻進行數(shù)字化加工處理，是在加強檔案原件保管質(zhì)量的同時，提高檔案信息利用效率、完善檔案信息利用方式的一項重要手段。隨著電子政務(wù)和辦公自動化的發(fā)展，人們對網(wǎng)上檔案信息資源的需要也日益強烈。把傳統(tǒng)的檔案信息資源經(jīng)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案信息資源，建立起數(shù)字檔案信息中心，將進一步完善我國以紙質(zhì)檔案為主體的檔案信息資源體系，為社會各界提供更為豐富的信息資源服務(wù)。檔案數(shù)字化日益成為檔案信息化建設(shè)的一個重要組成部分。
紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化步驟
(一)檔案整理階段
1.拆裝。對歸檔改革前整理的檔案，要將檔案原件的裝訂拆除，排好順序，并用夾子夾起防止散亂;歸檔改革后整理的檔案如果沒有裝訂，可直接排好順序。操作中不得對檔案原件有任何損壞。
2.修復(fù)。檔案中若有裝訂金屬物需去掉，有破損的地方需在備考表中注明，如破損程度影響了檔案內(nèi)容的文件，則需進行修補：小于16開的檔案需進行托核;沒有裝訂線的檔案要另用紙加寬，操作時要注意兩點：一是補紙與檔案縫接處宜窄不宣寬，一般為l―3mm;二是如需要在檔案的四周加邊，應(yīng)先加長邊，后加短邊;多份檔案粘連一起時，需在不損壞檔案載體信息量的前提下，細(xì)心分開，如實在無法分開則不分。
3.檔案及目錄的檢查、整理。妥善保管好檔案，嚴(yán)禁批注、圈劃、圈點。檔案目錄中出現(xiàn)繁體字或不規(guī)范的簡化字時，一律參照國家標(biāo)準(zhǔn)的簡體字補充著錄，需手寫補錄的項目要求字跡工整，并逐份逐頁地仔細(xì)檢查，不符合要求的應(yīng)予以糾正。
(二)檔案掃描掛接階段
1.檔案掃描。檔案掃描過程中要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案閱覽利用及保管保護和保密制度，注意保護好檔案。
(1)檔案掃描必須采用專業(yè)非接觸檔案掃描儀，以黑白為主，對于原件不清和字跡較淡的檔案，掃描時必須用灰度或真彩模式掃描。賽數(shù)非接觸檔案掃描儀分辨率高達600dpi,42位彩色掃描。
(2)檔案掃描一般采用逐頁手工掃描，紙張較好的檔案可以采取連續(xù)進紙方式掃描。對于成冊裝訂檔案、圖書賽數(shù)非接觸掃描儀無需拆卷即可掃描
(3)檔案掃描中發(fā)現(xiàn)檔案粘連一起時，則需在不損壞檔案載體信息量的前提下分開，將可以識別的信息全部掃描。
(4)存儲格式按多頁TPF的格式進行保存，每份卷內(nèi)文件為一個多頁TIFF。保存多頁HFF文件時，要注意核對好頁碼順序，不得缺漏頁。
(5)文件命名：歸檔改革前的檔案采用“全宗號+保管期限+目錄號+案卷號+順序號”命名，例如：“001(全宗號)+(保管期限)+(目錄號)+(案卷號)+(順序號)”歸檔改革后的檔案采用“全宗號+年備保管期附件號”命名。
(6)掃描完成后必須指定專人進行核查，檢查掃描效果、按文件內(nèi)的頁碼順序、文件名是否正確。
2.光盤刻錄存儲。將掃描形成的圖片文件采用保存期限為300年以上的光盤刻錄，一式兩套，以作備份，并填寫詳細(xì)清單。光盤刻錄必須有專人負(fù)責(zé)檢查，檢查光盤內(nèi)容是否有錯漏，光盤能否正常打開等。
3.數(shù)據(jù)檢查。有專人專機對每天完成的數(shù)據(jù)進行檢查，要求保證掃描形成的圖片文件與卷內(nèi)文件一致，編號元誤，清晰度和格式符合標(biāo)準(zhǔn)。
4.數(shù)據(jù)掛按。將效描獲得的每個圖片文件對照數(shù)據(jù)庫原有的目錄數(shù)據(jù)，逐份點擊聯(lián)接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)聯(lián)接必須跟掃描同步進行。在數(shù)據(jù)庫中備份導(dǎo)入后的數(shù)據(jù)，特備份數(shù)據(jù)用保存期限為300年以L的光盤刻錄并制作一份聯(lián)接清單。
(四)檔案裝訂、歸還階段
按檢查整理階段確定的順序?qū)呙柰甑臋n案裝訂好。裝訂時必須保持檔案的原貌，不得更換卷皮，不得缺漏頁，按照檔案原有的線孔裝訂。裝訂好后要將檔案檢查一邊，看案卷裝訂是否結(jié)實、有沒有脫頁，檔案及目錄齊不齊。檢查完畢歸還檔案保管處，辦理歸還手續(xù)。
