開啟“財務新時代” 暨南大學電子票據管理系統(tǒng)上線
根據財政部發(fā)布信息，截至2018年3月底，各中央高校共開具財政電子票據25萬份，涉及資金28億元。各高校普遍反映，財政電子票據的應用節(jié)約了大量成本，減輕了學校財務人員的工作量，大家對財政電子票據接受度和滿意度都很高。
對此，暨南大學財務與國有資產管理處處長丁友剛感受頗深：“學校電子票據管理系統(tǒng)上線后，我校師生感受到了更加高效、快捷的服務?？梢哉f，電子票據開啟了高校‘財務新時代’。”
“三段式”推進電子票據應用
在引入電子發(fā)票之前，暨南大學就非常重視自身的信息化建設。據丁友剛介紹，為加強學生收費系統(tǒng)的信息化建設，暨南大學早在2010年就與銀行合作開通了網銀支付系統(tǒng)，并陸續(xù)推出了支付寶等線上繳費方式。
“通過收費系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的對接，完成了學生繳費、注冊、選課，以及畢業(yè)、考試報名等一系列后續(xù)聯(lián)動工作，從而為學生提供了非常便捷的服務。因此，我校具備使用電子票據的基礎條件。”丁友剛說。
在此基礎上，暨南大學分三個階段來開展財政電子票據試點工作。
第一階段是籌備階段。按照財政部《關于進一步加強中央單位財政票據核銷管理的通知》要求，暨南大學在2017年8月31日前完成了電子票據試點的申請和資料的報送工作，并多次與財政部及票據系統(tǒng)的開發(fā)公司溝通商討電子票據系統(tǒng)對接的實施方案，為電子票據試點工作做準備。
第二階段是試行階段。從2018年開始，暨南大學按照財政部規(guī)定廢止手工票據，并全面開展財政票據電子化工作，在財政部電子票據系統(tǒng)通過手工及批量導入的形式開具電子票據。
第三階段是上線階段。為進一步加強與財政部電子票據管理系統(tǒng)的對接，暨南大學計劃打造涵蓋各類收費場景的新收費平臺。為此，暨南大學于今年1月派出相關人員調研電子票據管理系統(tǒng)，3月完成管理系統(tǒng)競價招標，5月初完成電子票據系統(tǒng)部署及與學校收費系統(tǒng)對接的調試工作，預計6月份，暨南大學的新收費平臺將正式啟用。
實現(xiàn)“一站式”電子票據服務
據丁友剛介紹，上線電子票據管理系統(tǒng)后，暨南大學實現(xiàn)了全流程無紙化電子化控制，提高了票據應用的管理效率，提升了信息化管理水平。
目前，暨南大學使用的財政票據有中央非稅收入統(tǒng)一票據、中央行政事業(yè)單位資金往來結算票據、公益事業(yè)捐贈統(tǒng)一票據。據丁友剛介紹，今年3月初，暨南大學在財政部票據系統(tǒng)開具單張電子票據，3月中下旬開始批量開具學費、住宿費及考試費的非稅收入票據。在暨南大學、華僑大學兩校聯(lián)招報名工作中，通過線上及線下的繳費方式，暨南大學成功開具了1685張報名考試費的非稅收入電子票據。在廣東省成人學士學位外國語統(tǒng)考報名繳費的工作中，網上繳費的考生共5062人，現(xiàn)場繳費的共181人，均通過批量導入及現(xiàn)場開具電子票據的形式完成了開票工作。
“在繳費現(xiàn)場，電子票據信息直接通過手機短信和電子郵箱即時發(fā)送給學生，得到了學生一致的認可和好評。”丁友剛說。“我們實現(xiàn)了‘一站式’電子票據服務。通過電子票據系統(tǒng)，只需接收應繳信息、收費信息或業(yè)務信息，即可實現(xiàn)電子票據的開具、打印、存儲、記賬、歸檔等業(yè)務功能，一步到位解決手工票的所有問題。”
此外，通過網絡傳輸代替人工傳遞，所有學生在繳費后都可及時獲得電子票據信息的繳費憑據。一方面，學?？赏ㄟ^短信、郵件等多種方式，使電子票據信息直達學生手中。另一方面，學生也可通過信息門戶查詢繳費情況和票據信息，并隨時到網站上查驗、下載電子票據，不必再擔心票據遺失問題。
電子票據系統(tǒng)的應用在降低人力和物力成本方面，效果也非常明顯。“以往，在每年的開學季，新舊生大批量繳費，需要八九個同事花上一兩周的時間進行票據打印、整理和蓋章，工作量巨大。同時，票據領取、分發(fā)的過程中間環(huán)節(jié)多，時間周期長，易出現(xiàn)混亂和票據的丟失。一旦票據丟失，補辦的手續(xù)非常繁瑣。”丁友剛說。
另外，除了收取學費住宿費以外，暨南大學還收取各類報名考試費、代收款項、暫收款項以及單位內部資金往來款、接收社會捐贈款項等，因此，在紙質票據的管理方面工作也十分繁重。
“今年秋季上線電子票據系統(tǒng)后，學校只需電子存檔，不用大批量地存儲、保管已開具的紙質票據，也無需層層下發(fā)紙質票據，整個收費工作都可以通過信息化快速完成，提高批量開票的效率和速度，極大地優(yōu)化了票據工作流程，將會節(jié)省至少三分之一的工作量。”丁友剛說。
在票據管理方面，暨南大學建立了完善的票據管理系統(tǒng)，通過權限分級管理，明確各層級管理員和操作員的職責和分工，對票據管理、票據分發(fā)、開票項目管理、開票操作、票據核銷均有嚴格的系統(tǒng)控制。同時，充分利用現(xiàn)代信息化管理手段實現(xiàn)票據信息及時傳輸、共享和核銷，減少了行政成本，提高了財政票據管理水平和工作效率。
積極探索高校電子票據新模式
目前，由于財政電子票據仍處于試點階段，尚未形成一整套從生成到驗證、再到報銷入賬的完整應用模式。現(xiàn)階段，由于財政電子票據不能作為報銷憑據，開票單位仍需要將財政電子票據打印到紙質財政票據上，交繳款人入賬，因此，有報銷需求的學生在收到電子票后往往要求再打印紙質票據，尤其對于單位培養(yǎng)的在職學生而言，一定程度上給學生報銷帶來了不便。
對此，丁友剛建議完善財政電子票據入賬接口，建立單位財務管理系統(tǒng)與財政電子票據管理系統(tǒng)對接，通過自動獲取、查驗本單位的財政電子票據，生成記賬憑證。同時，希望允許根據實際情況批量開具紅字票據，進一步完善財政電子票據事后檢查監(jiān)督制度，預防財政電子票據重復作廢、重復開具或利用作廢票據套取資金等問題。
對于下一步的電子票據推進工作，丁友剛表示，暨南大學將繼續(xù)探索學校電子票據管理新思路、新模式，以完善電子票據在暨南大學的推廣使用。同時，了解和吸取各相關領域專業(yè)公司的特長和優(yōu)勢，發(fā)揮強強聯(lián)合的作用，建設符合高校需求的電子票據管理平臺，加快高?，F(xiàn)代信息化建設的進程。
