2008年到2016年，從北京理工大學(xué)“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的改進(jìn)中，我們可以看見全國大部分高校在此方面的縮影。
2008年，北京理工大學(xué)開始了數(shù)字校園工程的建設(shè)，整個(gè)項(xiàng)目中除了一堆存儲(chǔ)服務(wù)器之類的硬件以外，還有幾個(gè)軟件系統(tǒng)，“數(shù)字迎新”就是其中一個(gè)。
大概是在2009年，數(shù)字迎新系統(tǒng)“上線”了。那時(shí)的“數(shù)字迎新”就是在迎新現(xiàn)場擺個(gè)桌子，放臺(tái)電腦，要求學(xué)生報(bào)到的時(shí)候一定要到這個(gè)桌子簽到，系統(tǒng)就會(huì)記錄下學(xué)生已經(jīng)來了。但因?yàn)闆]什么實(shí)際用處，很多學(xué)生不會(huì)來，所以系統(tǒng)里面的數(shù)字是多少，也根本不會(huì)有人關(guān)心。
后面的幾年，按照這樣的思路，我們重做了兩遍系統(tǒng)，簽到的桌子從一張變成了很多張，也要求學(xué)院一定要在系統(tǒng)中確認(rèn)學(xué)生是否已經(jīng)報(bào)到。但由于迎新現(xiàn)場的“工作人員”多是大二的學(xué)生，再加上每一年迎新現(xiàn)場的網(wǎng)絡(luò)都會(huì)有這樣或者那樣的問題，數(shù)字迎新系統(tǒng)里的數(shù)字，從來就沒有準(zhǔn)確過。
學(xué)校各單位的管理人員也并不依賴這一系統(tǒng)做準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)工作。
可以說，在那些年，“數(shù)字迎新”就是一個(gè)死系統(tǒng)，每年九月“復(fù)活”，然后又乖乖回去“休眠”了。
涅槃
在2014年，學(xué)校成立了信息化建設(shè)工作小組，由學(xué)校辦公室牽頭加快信息化建設(shè)。而這一年的工作重點(diǎn)之一，就是要把“數(shù)字迎新”的工作做好。在當(dāng)時(shí)，已經(jīng)有很多高校發(fā)現(xiàn)了那種現(xiàn)場“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的問題，并且進(jìn)行了改進(jìn)，在經(jīng)過對(duì)北京兄弟高校的一番調(diào)研后，工作小組確立“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”為主的新的“數(shù)字迎新”模式，并開始準(zhǔn)備新的迎新網(wǎng)站和“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)。
新的“數(shù)字迎新”的核心思想，就是把迎新工作從新生報(bào)到的當(dāng)天，提前到暑假期間。通過迎新網(wǎng)，發(fā)布那些新生最關(guān)心、最需要了解的事情，同時(shí)將大學(xué)生活的方方面面介紹給新生，讓新生對(duì)大學(xué)生活有一個(gè)大概的了解。“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)則大概包含了三個(gè)方面的功能，一是學(xué)生個(gè)人相關(guān)信息的發(fā)布，譬如學(xué)號(hào)、班級(jí)、住宿、同班同學(xué)的信息，輔導(dǎo)員和班主任的信息等等;二是學(xué)生全面信息的采集;三是整合一些重要系統(tǒng)譬如網(wǎng)上繳費(fèi)等。
表面上看，這些都是很簡單的事情，但其實(shí)正是因?yàn)樾碌?ldquo;數(shù)字迎新”工作的開展，才促進(jìn)了學(xué)校在迎新期間的管理工作方式的變革，有這么幾個(gè)方面。
1.信息處理更快捷
在2014年之前，迎新前最令人頭疼的不是系統(tǒng)好壞，而是拿不到系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)所需要的數(shù)據(jù)。
排學(xué)號(hào)，曾經(jīng)是一件非常消耗時(shí)間的事情：招辦把信息給到教務(wù)處，教務(wù)處把數(shù)據(jù)分給學(xué)院，學(xué)院分給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員排好以后再一層層上傳;然后，還要仔細(xì)審核一遍，說不定哪個(gè)輔導(dǎo)員把數(shù)據(jù)弄錯(cuò)了;最后，教務(wù)處再仔細(xì)地把數(shù)據(jù)導(dǎo)入教務(wù)系統(tǒng)。等這些工作都做完了，距離新生到校報(bào)到估計(jì)也就兩三天了。
數(shù)字迎新工作最先探討的問題之一就是如何能夠盡早向新生開放“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”系統(tǒng)，而要做到這一點(diǎn)，一方面需要招辦加班加點(diǎn)盡早把所有新生數(shù)據(jù)梳理完畢，另外一方面也要改進(jìn)數(shù)據(jù)處理流程，減少管理方式不合理導(dǎo)致的無謂消耗時(shí)間。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，由網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)中心專人負(fù)責(zé)對(duì)招辦提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，再利用數(shù)字迎新系統(tǒng)中專門設(shè)計(jì)的數(shù)據(jù)預(yù)處理流程，一步步快速推進(jìn)。從招辦提供數(shù)據(jù)，到預(yù)分班信息給到輔導(dǎo)員，再到最后生成學(xué)號(hào)，整個(gè)過程基本控制在三天以內(nèi)。有了學(xué)號(hào)，就有了后續(xù)所有工作的基礎(chǔ)。
一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時(shí)會(huì)不會(huì)擁堵。經(jīng)過一次實(shí)際迎新工作的檢驗(yàn)，這是一個(gè)通過精心設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備可以解決的技術(shù)性問題。
2.信息流動(dòng)更順暢
在過去，新生信息是由招辦或教務(wù)處逐一發(fā)送給各個(gè)部門，各個(gè)部門再根據(jù)各自的使用習(xí)慣進(jìn)行處理以后導(dǎo)入各自的信息系統(tǒng)。這種方法一方面非常麻煩，另一方面也為數(shù)據(jù)不一致埋下了隱患。
在建設(shè)新的“數(shù)字迎新”系統(tǒng)的過程中，工作小組制定了新生數(shù)據(jù)統(tǒng)一交給學(xué)校辦公室，其他各個(gè)部門均從“數(shù)字迎新”系統(tǒng)獲取數(shù)據(jù)的工作方式。在這種方式下，無論是學(xué)院還是其他在迎新期間需要使用到數(shù)據(jù)的部門，都能通過系統(tǒng)獲取到自己工作所需的數(shù)據(jù)，既保證了數(shù)據(jù)的一致，也減少了各個(gè)部門分別處理數(shù)據(jù)的麻煩。
譬如過去卡務(wù)中心拿到的新生照片是以考生號(hào)命名的，而通過“數(shù)字迎新”系統(tǒng)處理后，可以直接拿到以學(xué)號(hào)命名的數(shù)據(jù)，省去了手工處理的步驟。新生體檢表通過“數(shù)字迎新”系統(tǒng)打印后，省去了學(xué)生在空白表格上填信息貼照片的麻煩。
3.信息采集更加完整
在2014年前，新生入學(xué)后，教務(wù)和學(xué)工等部門都要組織學(xué)生進(jìn)行信息采集的，采集到的信息會(huì)在日常工作中使用。但那些信息多數(shù)都以紙質(zhì)版本呈現(xiàn)，輔導(dǎo)員們?nèi)绻貌坏?，也還要重新去采集。通過數(shù)字迎新的“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”環(huán)節(jié)，學(xué)生直接一次性把所有需要采集的信息全部填報(bào)給學(xué)校，各學(xué)院的輔導(dǎo)員對(duì)信息的質(zhì)量進(jìn)行把控，同時(shí)各個(gè)需要使用數(shù)據(jù)的部門，都可以直接從系統(tǒng)中查詢、下載相關(guān)的數(shù)據(jù)。同時(shí)，工作小組也規(guī)定了各個(gè)業(yè)務(wù)部門在新生入學(xué)后不得隨意再次進(jìn)行數(shù)據(jù)采集，從而減少了對(duì)學(xué)生的無謂干擾。
4.信息發(fā)布更加及時(shí)
在過去，新生只有在到達(dá)學(xué)校以后，才能知道自己住在哪個(gè)宿舍，因此所有新生到校后需要提著行李到廣場的各專業(yè)迎新點(diǎn)領(lǐng)取材料，查詢自己的住宿位置，于是迎新的廣場人滿為患。這就是典型信息不對(duì)稱而造成的問題。
學(xué)校通過迎新網(wǎng)和微信公眾號(hào)，提前發(fā)布了住宿信息，每個(gè)學(xué)生都可以查詢到，于是就可以讓新生到校后直接去宿舍辦理入住，把行李放下基本安頓好再到廣場的迎新點(diǎn)報(bào)到領(lǐng)取材料。
一個(gè)小小的順序轉(zhuǎn)換，既讓學(xué)校給學(xué)生的服務(wù)更加人性化，又緩解了迎新廣場擁擠的人流，一舉兩得。
“數(shù)字迎新”工作切實(shí)地提高了管理效率和管理水平，這一個(gè)過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設(shè)核心并非單單系統(tǒng)本身，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、重塑管理流程。
改進(jìn)
2014年所確立的“數(shù)字迎新”的管理模式，一直沿用至今，各個(gè)部門之間的配合也更加順暢。而“數(shù)字迎新”系統(tǒng)和迎新工作，也在不斷地改進(jìn)中。
1.電子身份的發(fā)放
從2016年開始，學(xué)生“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”的過程做了一個(gè)小小的調(diào)整，就是在“網(wǎng)上預(yù)報(bào)到”前首先注冊自己的“統(tǒng)一身份認(rèn)證”賬號(hào)。
這項(xiàng)工作，是配合信息辦建設(shè)“注冊中心”的工作而進(jìn)行的。注冊中心的核心工作，就是要管理好人員的電子身份，而電子身份的安全發(fā)放就是其中最基本的工作之一。
過去學(xué)校的信息系統(tǒng)都習(xí)慣于發(fā)設(shè)置默認(rèn)密碼，簡單點(diǎn)的123456，復(fù)雜點(diǎn)的用生日或身份證號(hào)。但在個(gè)人信息泄露時(shí)有發(fā)生的今天，用這些方式發(fā)放電子身份是非常不負(fù)責(zé)的做法。但學(xué)生的電子身份發(fā)放又和互聯(lián)網(wǎng)上注冊一個(gè)賬號(hào)不完全相同，每一個(gè)電子身份必須能夠和學(xué)校學(xué)籍信息一一對(duì)應(yīng)，因此就有了“統(tǒng)一身份認(rèn)證”的注冊過程。
通過將這個(gè)環(huán)節(jié)前置，同時(shí)也解決了另一個(gè)問題，就是“數(shù)字迎新”系統(tǒng)作為學(xué)校的一個(gè)信息系統(tǒng)，它也是應(yīng)該用“統(tǒng)一身份認(rèn)證”登錄的。
2.校園卡統(tǒng)一發(fā)放
校園卡統(tǒng)一發(fā)放，是學(xué)校成立“學(xué)生事務(wù)中心”以來對(duì)迎新現(xiàn)場環(huán)節(jié)管理改進(jìn)的一次嘗試，比起校園卡由各學(xué)院分別發(fā)放而言，統(tǒng)一發(fā)放有不少好處：省去學(xué)院裝袋區(qū)分的麻煩：沒有了校園卡，在一個(gè)專業(yè)每個(gè)學(xué)生領(lǐng)到的材料是完全一樣的，減少了材料裝袋的內(nèi)容，也省去了發(fā)放環(huán)節(jié)需要區(qū)分的麻煩;
準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)到校人數(shù)：過去迎新現(xiàn)場無法準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)報(bào)到人數(shù)和未報(bào)到人數(shù)的問題可以得到解決，一方面訓(xùn)練有素的工作人員肯定能熟練使用系統(tǒng)，另一方面，最后數(shù)數(shù)剩了幾張卡也能瞬間知道還差幾個(gè)人;
減少對(duì)電腦和網(wǎng)絡(luò)的依賴：校園卡發(fā)放的環(huán)節(jié)將成為現(xiàn)場報(bào)到的確認(rèn)環(huán)節(jié)，各個(gè)學(xué)院不再需要通過線上方式進(jìn)行確認(rèn)，這樣也就解決了現(xiàn)場幾十臺(tái)電腦和它們的連網(wǎng)問題。信息化的管理，講究的是簡單順暢，并非電腦越多就越先進(jìn)。
一卡通統(tǒng)一發(fā)放，最大的隱憂在于人流集中時(shí)會(huì)不會(huì)擁堵。經(jīng)過一次實(shí)際迎新工作的檢驗(yàn)，這是一個(gè)通過精心設(shè)計(jì)和準(zhǔn)備可以解決的技術(shù)性問題。
3.微信客服和官方QQ群
送孩子來北京上學(xué)，對(duì)于任何一個(gè)家庭來說都是一件大事兒。要做好各個(gè)方面的準(zhǔn)備，特別是關(guān)于檔案、戶口遷移、助學(xué)貸款等等各個(gè)方面，每個(gè)新生家庭可能都或多或少面臨著一些疑問。雖然迎新網(wǎng)已經(jīng)對(duì)絕大多數(shù)問題進(jìn)行了解答，但也攔不住新生和家長們打爆每一個(gè)能找到的學(xué)校辦公電話。
2016年開始，學(xué)校宣傳部利用“i北理”微信訂閱號(hào)的客服功能和官方新生QQ群，志愿者可以在家或者任何能夠上網(wǎng)的地方，安排值班對(duì)新生提供咨詢服務(wù)。志愿者有管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)問題進(jìn)行匯總分享，并對(duì)志愿者提供信息支持與指導(dǎo)，提升回答成效，對(duì)于不能回答的問題，通過指導(dǎo)老師及時(shí)與迎新領(lǐng)導(dǎo)小組或相關(guān)部門、學(xué)院形成直接溝通，將最準(zhǔn)確的回復(fù)及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給咨詢者，解決他們的問題。
這支百人志愿者團(tuán)隊(duì)，以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為信息樞紐，不僅及時(shí)解決了新生的問題，也及時(shí)將學(xué)校工作中的不足反映給各個(gè)部門，以便及時(shí)改進(jìn)。
“數(shù)字迎新”工作切實(shí)地提高了管理效率和管理水平，這一個(gè)過程也充分說明了“管理信息化”這一工作的建設(shè)核心并非單單系統(tǒng)本身，而是如何全校一盤棋，提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、重塑管理流程。
(作者單位為北京理工大學(xué))
