以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為特征的信息科學(xué)技術(shù)是當(dāng)今社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的強(qiáng)大動力。檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理相比, 有其無與倫比的先進(jìn)性和科學(xué)性, 它將改變紙質(zhì)檔案的搜集方式、管理方式和利用方式, 沖破紙質(zhì)檔案的局限性, 發(fā)揮信息資源的優(yōu)越性, 促進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)檔案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服務(wù)的根本轉(zhuǎn)變。
檔案數(shù)字化的趨勢
檔案數(shù)字化是檔案管理的客觀需要。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化, 才能沖破檔案利用的種種局限, 使檔案管理部門從封閉走向開放, 從檔案的保管和利用職能向信息采集、信息管理和信息服務(wù)職能轉(zhuǎn)變, 實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理, 為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
檔案數(shù)字化是社會發(fā)展的現(xiàn)實需求。檔案數(shù)字化是社會發(fā)展的大方向。數(shù)字檔案館、室儲藏了大量檔案文件, 是本地區(qū)、本單位最豐富、最有實用價值的信息資源庫。要使檔案館、室的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求相適應(yīng), 就不能讓檔案館、室仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上, 就必須使各類檔案進(jìn)行數(shù)字化采集、儲存和利用。
辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn), 使檔案的生成方式發(fā)生很大變化, 諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行, 這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài), 那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在, 這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案, 把這些檔案信息系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。只有這樣, 用戶才能獲得更為便捷、快速、完善的服務(wù)。由此看來, 檔案數(shù)字化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。
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