高校檔案信息化建設(shè)是高校“數(shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，發(fā)掘、摘取檔案資源，向社會(huì)提供更多有價(jià)值的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享。采取什么樣的推進(jìn)策略，進(jìn)而有效地提高檔案管理水平，促使檔案信息化，最終達(dá)到更好地為高校提供服務(wù)，這已成為高校檔案工作者當(dāng)前思考的重要問(wèn)題。
一、高校檔案信息化管理的必要性和緊迫性
計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)生使我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。作為檔案事業(yè)重要組成部分的高校檔案工作，信息化建設(shè)已經(jīng)成為自身發(fā)展建設(shè)的必然。高等學(xué)校要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，加快檔案信息化管理步伐。
(一)高校檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展的需要
作為傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，高等學(xué)校的文化積淀和文化理念是學(xué)校辦學(xué)和發(fā)展的重要內(nèi)涵和支撐。高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，在學(xué)校文化底蘊(yùn)與文化積累的形成與挖掘中，有著舉足輕重的作用。隨著高校體制改革的進(jìn)一步深入，對(duì)外交往活動(dòng)急劇增加，檔案門類不斷增多，如新出現(xiàn)的個(gè)人業(yè)績(jī)檔案、信用檔案、職稱檔案等，內(nèi)容復(fù)雜多樣，數(shù)量急劇增長(zhǎng);另一方面，電子政務(wù)的實(shí)施使辦公自動(dòng)化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過(guò)去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為圖片、音像、磁盤、光盤、移動(dòng)硬盤等多種載體檔案，載體信息容量加大，不穩(wěn)定因素增加。
(二)檔案工作人員提高自身素質(zhì)的需要
隨著社會(huì)的發(fā)展，高校及社會(huì)對(duì)檔案信息的需求日益增長(zhǎng)，從而對(duì)管理者的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)提出了全新的要求。同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化加快了檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，電子文件等新型載體的不斷出現(xiàn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足對(duì)這些新載體檔案管理的需求，也影響著檔案工作內(nèi)容結(jié)構(gòu)及檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變化。
(三)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用的需要
隨著社會(huì)信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關(guān)注，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度越來(lái)越高，而且更需要提供一些加工過(guò)的、系統(tǒng)的、全面的檔案信息服務(wù)。對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，信息化是一項(xiàng)全新的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，是檔案工作一次質(zhì)的飛躍。紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)對(duì)人類文明的迅速發(fā)展起到強(qiáng)有力的助推作用，而電子檔案以其高密度貯存、體積輕巧、使用壽命長(zhǎng)、傳遞速度快和易復(fù)制等特點(diǎn)，具有很強(qiáng)的生命力。一個(gè)虛擬的世界將極大地改變?nèi)祟惿钌姝h(huán)境，對(duì)人類文明產(chǎn)生深刻的影響。如今，要從有紙的檔案到無(wú)紙的檔案信息化的飛躍，檔案工作將面臨“脫胎換骨”，“鳳凰涅槃”，其對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的沖擊廣度、深度和力度是前所未有的。
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