在全球信息化的時代,傳統(tǒng)的檔案管理體系迎來了新的挑戰(zhàn).面對日漸增長的電子信息技術(shù),人們的工作、生活都實現(xiàn)了自動化、標準
化、網(wǎng)絡(luò)化,一些日常的工作可以通過互聯(lián)網(wǎng)和計算機來完成,這導(dǎo)致了文件也從紙和筆轉(zhuǎn)變成了電子檔案.大量的紙質(zhì)文件變成了信
息數(shù)據(jù),促進了檔案數(shù)字化,而對檔案數(shù)字化的管理就顯得尤為重要.
1、檔案信息化是時代趨勢
隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫和多媒體技術(shù)的發(fā)展,檔案信息數(shù)字化逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,成為了眾多企業(yè)、領(lǐng)域的“寵兒”.它
是一種伴隨互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機技術(shù)等產(chǎn)生的新型檔案信息形態(tài),具有一定的分散性和多元性,它可以將信息記錄在不同的載體、不
同的地理位置,以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的形式存在于互聯(lián)網(wǎng)中,不受時間、空間的限制,同時資源共享,提高了檔案的使用效率.近些年來,企業(yè)信息
化建設(shè)一直以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為中心,堅持以應(yīng)用為導(dǎo)向,積極開發(fā)信息技術(shù),引進新科技,從而達到完善企業(yè)系統(tǒng)的目標,推動
各個系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展.一些企業(yè)、事業(yè)單位在信息管理上已經(jīng)完全實現(xiàn)了辦公自動化.伴隨著辦公自動化的出現(xiàn),檔案的生成方
式迎來一次巨大的改變.這種改變關(guān)系著檔案資料管理逐漸走向數(shù)字化,而檔案數(shù)字化管理也順應(yīng)了時代發(fā)展的需求.
2、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢
傳統(tǒng)的檔案管理模式下,檔案立卷是必要的,直到現(xiàn)在檔案室也依然要求所有檔案必須立卷.但是一些單位將零散的材料分批送到檔案
室代替立卷,這種現(xiàn)象的存在導(dǎo)致了檔案管理員對部門工作無法判斷,也無法確定材料是否完整,促使檔案卷質(zhì)量下降.將檔案數(shù)字
化、網(wǎng)絡(luò)化后,由檔案管理員統(tǒng)為檔案卷整理編碼,統(tǒng)一管理保存,從根本上解決檔案卷無法收齊的問題.有效提高檔案管理員的工作
質(zhì)量,確保部門全面落實立卷制度.另一方面,檔案數(shù)字化管理不受時間和空間的限制,改變了傳統(tǒng)管理模式,使檔案資料在管理和利用
不僅限于上在傳統(tǒng)管理模式中,想要翻閱檔案資料需要在特定的場合中,利用辦公用具,經(jīng)過管理人員審批后才可以使用,在實現(xiàn)檔案
數(shù)字化管理后,只需要在互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、計算機網(wǎng)絡(luò)等網(wǎng)絡(luò)平臺中就可以翻閱.以計算機、電腦工作臺為主要辦公工具,通過檔案編
碼就能精確查找.不但節(jié)省了大量的時間,也降低了檔案管理員的工作難度.在企業(yè)各部門內(nèi)部,大量的電子檔案、文件被整理出來,通
過有序的編碼將資料存在硬盤中.這種方式使得電子檔案可以存貯于不同的載體中,同時易于保存,只需要把檔案、文件進行加密處
理,就可以提高文件的準確性.使用者只需要獲得允許,就可以查找所需的資料.有效提高了檔案管理部門的工作效率,立卷部門也只需
要將資料、文件輸入到計算機中,定期對文件、資料進行更新,再輸送到檔案室就可以了.
賽數(shù)OS15000非接觸式檔案、書刊掃描儀，檔案館、圖書館、博物館及各高校為了擴展館藏資源的利用方式，提高服務(wù)水平，通
過數(shù)字化將館藏資源實現(xiàn)網(wǎng)上共享，方便讀者和用戶更簡便快捷地查找資料。
