數(shù)字化檔案構(gòu)建指的是把常規(guī)的以錄音帶、紙張、錄像帶為儲存媒介的一系列原始檔案資料，經(jīng)過壓縮、掃描轉(zhuǎn)化等措施改變?yōu)閳D片文件、聲音文件以及影音文件。
不過，長期以來，檔案的保密性以及檔案的利用之間的問題，使檔案在信息化層次的進(jìn)程遠(yuǎn)落后于信息全面化的進(jìn)程速度。
高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢
更可以利于節(jié)約經(jīng)濟(jì)。伴隨經(jīng)濟(jì)進(jìn)程的速度逐漸加快和信息量的增加，政府部門與行政系統(tǒng)辦事效率低下顯得不協(xié)調(diào)。以往辦公為“粗放型”，不經(jīng)意間提高了辦公人員與相關(guān)的費用。常規(guī)的檔案信息通常是紙質(zhì)，也不便于存儲與管理，而利用檔案數(shù)字化管理，不但節(jié)約了相當(dāng)一部分保管費用，節(jié)省了使用空間，且在查找、管理過程中十分便捷，也防止紙張浪費等一系列問題。
更利于提升工作效率。高校檔案數(shù)字化管理能為學(xué)校辦公人員提供便利，能時時更新資料且歸檔存儲，方便用戶查找資料、修改等操作，讓用戶隨時隨地都可以了解網(wǎng)絡(luò)信息。
可以利于高校相關(guān)部門立卷體系的落實。之前高校檔案管理員對學(xué)校各系統(tǒng)的工作并不能很好地掌握，檔案管理和各系統(tǒng)實際工作之間出現(xiàn)誤差不能做到同步，致使材料缺失、檔案品質(zhì)存在問題等情況發(fā)生。當(dāng)我校進(jìn)行數(shù)字化管理后，各系統(tǒng)能夠通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)綑n案管理室，檔案管理員利用網(wǎng)上操作實施檔案數(shù)據(jù)的更替與歸檔，為檔案管理的一系列工作提供便捷，也從深層次確保了檔案的完整性以及立卷體系的完善。
(一) 書刊掃描儀旨在公共場所能夠快速和經(jīng)濟(jì)的掃描文件，諸如
● 公共閱覽室和大學(xué)圖書館
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