高校實驗室采購多少項目就會產(chǎn)生多張發(fā)票，發(fā)票報銷問題時常令科研老師備感焦慮，高校實驗室科研發(fā)展真的被發(fā)票“捆”住腳了嗎？高校實驗物資采購既要符合科研專業(yè)性特征又要滿足流程上高效便捷的需求，有沒有專門為高校實驗物資采購服務(wù)的“網(wǎng)上商城”呢？

　　高校實驗物資包括實驗器材、普通實驗材料，也包括?；?。尤其實驗材料采購普遍具有批次密、專業(yè)性強、使用量靈活等特性，而?；凡少彵绕胀▽嶒灢牧喜少徃犹厥?。目前，大多網(wǎng)上商城面向的是通用類產(chǎn)品，而實驗材料的采購很難與通用類項目的采供平臺同步操作，所以實驗材料采購需要探索出一條符合自身特征的采供模式。

采購全流程與財務(wù)系統(tǒng)實時對接

　　隨著高校經(jīng)費總量大幅度增加，財務(wù)報銷業(yè)務(wù)量也大幅度提升，這些導致了財務(wù)人力資源實在趕不上報銷業(yè)務(wù)量的持續(xù)攀升。高校實驗材料和辦公物資絕大部分實行自主采購，并長期處于失控狀態(tài)，虛假采購時有發(fā)生，物資采供程序耗費教學科研人員大量采購、報銷時間。

　　江南大學實驗室與設(shè)備管理處實驗物資科科長王世強表示，采購部門與財務(wù)部門是高校內(nèi)部兩個單立部門，但其實兩者之間有著非常緊密的關(guān)系。以往發(fā)票報銷是采購老師直接對接財務(wù)部門，報銷流程比較繁瑣，發(fā)票填寫過程比較容易出錯，而且時間一長也容易弄丟，因此，財務(wù)部門與采購人員不免經(jīng)常出現(xiàn)“摩擦”。

　　基于上述當前高校實驗物資采購的現(xiàn)狀，如何解決并助推采購流程與財務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，這既是采購環(huán)節(jié)的難題，也是高校內(nèi)部管理所面臨的瓶頸。近日，記者了解到“Everlab科研采購平臺”就實現(xiàn)了采購流程與財務(wù)系統(tǒng)的有效對接，目前該系統(tǒng)已經(jīng)與十多所高校實現(xiàn)了系統(tǒng)對接，包括中國藥科大學、西北農(nóng)林科技大學、北京化工大學等高等院校。

　　該平臺通過經(jīng)費對接、凍結(jié)、訂單結(jié)賬、解凍等幾個步驟來完成。即，采購人可以通過平臺輸入相應(yīng)的賬戶號碼對經(jīng)費進行檢索，以查詢對應(yīng)的經(jīng)費信息，確保添加經(jīng)費的真實準確性。采購人員下單提交到所在采購單位后，由相應(yīng)的采購單位負責人審核訂單信息。采購單位選擇當前采購人要使用的經(jīng)費后，驗證當前經(jīng)費是否可用，如果經(jīng)費可用，再去驗證金額是否夠用，在以上兩個條件均成立的條件下，采購系統(tǒng)會提交相應(yīng)的信息發(fā)送到財務(wù)系統(tǒng)中，并凍結(jié)經(jīng)費對應(yīng)的訂單金額，以保證采購經(jīng)費不會超支使用。在平臺采購訂單結(jié)賬時，采購人可選擇同一經(jīng)銷商的多條訂單，系統(tǒng)則會自動計算出對應(yīng)訂單總金額，確認結(jié)賬后，將會把以上預(yù)約信息通過接口發(fā)送財務(wù)處并返回一個對應(yīng)的預(yù)約單號。財務(wù)部門再根據(jù)采購平臺提供的預(yù)約單上得到預(yù)約號，在財務(wù)系統(tǒng)查找相對應(yīng)得項目號碼進行結(jié)賬。結(jié)賬后，系統(tǒng)再根據(jù)反饋回來的預(yù)約單號對提交到財務(wù)處的預(yù)約單進行查詢，已通過復核的預(yù)約單可以打印結(jié)賬信息，系統(tǒng)自動生成采購報賬憑證。在采購過程中，如果采購人遇到需要取消當前訂單的情況，需輸入取消理由，確認操作后，會及時提交相應(yīng)的經(jīng)費解凍請求到財務(wù)部門，釋放相應(yīng)的采購經(jīng)費凍結(jié)金額，方便其他采購項目使用。采購部門在完成與財務(wù)對接后，供應(yīng)商可以定期批量打印銷貨清單至學校財務(wù)部門對賬，對賬無誤后直接批量提交至財務(wù)系統(tǒng)形成預(yù)約，無需科研人員線下粘貼發(fā)票單獨報銷。

　　北京化工大學財務(wù)處李曉林對上述流程進一步解釋：“簡言之，科研老師先提出采購需求，明確采購產(chǎn)品的相關(guān)參數(shù)及使用經(jīng)費信息，平臺對采購信息確認后會自動凍結(jié)項目相關(guān)額度經(jīng)費。在采購活動完成后，財務(wù)會自動解除凍結(jié)付款，完成采購報銷流程?！?/p>

　　王世強稱，將發(fā)票報銷環(huán)節(jié)交由供應(yīng)商去直接對接高校財務(wù)，省去了中間冗雜環(huán)節(jié)。目前，江南大學實驗室物資采購的發(fā)票報銷的頻率平均在一個月兩次，這不僅把科研老師從冗雜的財務(wù)程序中解放出來，還為學校內(nèi)部管理帶來了便利。

　　“動一動鼠標，多張發(fā)票就可以折合成一張電子發(fā)票。學校采購部門與供應(yīng)商定期進行采供物資資金結(jié)算，再由采購部門集中到財務(wù)處辦理物資采購報銷手續(xù)?！敝胁磕掣咝Ｘ攧?wù)處相關(guān)負責人向記者表示，“這種方式將‘先款后貨’轉(zhuǎn)為‘先貨后款’，大大提高了學校資金使用效益?！?/p>

采供平臺與業(yè)務(wù)管理一體開發(fā)

　　網(wǎng)上商城是政府采購信息化的重要一環(huán)，它所具有的快捷、公開、透明特征契合了政府采購的發(fā)展需求。那么，高校實驗物資采供平臺如何構(gòu)建？能否直接對接通用的網(wǎng)上商城呢？帶著系列疑問，記者采訪了多家高校。

　　據(jù)了解，由于各高校實驗所需物資類型及數(shù)量不一致，加之各高校在內(nèi)部審批流程、出入庫管理等環(huán)節(jié)也千差萬別，所以高校實驗物資采購對接通用類采購項目的網(wǎng)上商城并不是一件容易的事，至少不是一蹴而就可以實現(xiàn)的。既然高校實驗物資采購對接信息化與內(nèi)部管理密切相關(guān)，那么，采供平臺與業(yè)務(wù)管理集于一體的發(fā)展模式更需要符合當前高校采購的特征。

　　“由于目前各高校內(nèi)控流程不一致，高校實驗材料的采供平臺須契合各高校內(nèi)部管理模式?！比A北地區(qū)某高校實驗室與設(shè)備管理處相關(guān)負責人稱。

　　據(jù)了解，蘇州大學比較成功地搭建了實驗材料集中采供平臺，平臺的操作流程如下，采購人確定采購需求，通過采購目錄進行檢索產(chǎn)品、系統(tǒng)生成訂單，待審核訂單后采購部門組織采購，供應(yīng)商生成的訂單進行配送貨物、采購部門對貨物進行簽收入庫，在使用時系統(tǒng)會生成領(lǐng)用記錄和使用記錄，并根據(jù)使用情況作出使用反饋，之后再結(jié)賬結(jié)算、生成統(tǒng)計報表。除了學校內(nèi)部管理外，平臺還開發(fā)了對供應(yīng)商的管理與考核功能，即用戶對每個訂單可以進行評價，學校定期根據(jù)訂單情況進行抽查，并根據(jù)日?？己饲闆r、年度供貨情況、履約服務(wù)情況、銷售及結(jié)賬情況進行年度考評。

　　王世強表示，其實，實驗物資采購更像個貨物、服務(wù)采購的“綜合類”，既有貨物的屬性，又符合服務(wù)的特征。針對高校實驗室物資采購的特殊性，江南大學在平臺供應(yīng)商遴選方面有著更為嚴格的遴選標準，一般而言，對供應(yīng)商的價格，主要依據(jù)京東等大型采購平臺進行比價，希望價格方面更有優(yōu)勢，但由于是多家供貨商中標，在激烈的競爭下，該平臺供應(yīng)商的價格有60%左右低于京東價格。

　　“目前，Everlab以‘LIMS 電子商城 定制化工作流’閉環(huán)管理服務(wù)為發(fā)展模式向高校實驗物資采購提供直通的供采渠道，不僅實現(xiàn)了采購管理公開、透明、可追溯，還在一定程度上有效規(guī)避了虛假交易，強化了高校內(nèi)部管理。比如，西北農(nóng)林科技大學完成管制品的預(yù)定與購買工作，實現(xiàn)了預(yù)訂信息收集與自動匯總，同時，建立了內(nèi)部進銷系統(tǒng)對管制品采購和發(fā)放過程進行管理。”北京庫巴扎信息科技有限公司董事長翟亞鋒對此表示。