近十年來(lái)，集團(tuán)化學(xué)校(集團(tuán)辦學(xué))在中國(guó)迅速發(fā)展，全國(guó)涌現(xiàn)出一大批具有較高知名度的各類(lèi)型教育集團(tuán)。但是在快速發(fā)展的背景下，集團(tuán)化學(xué)校的信息化建設(shè)卻又顯得非常滯后。
在這方面，北外蘇州附校(北外附屬蘇州灣外國(guó)語(yǔ)學(xué)校)聯(lián)合華天動(dòng)力，對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的成功實(shí)踐，為全國(guó)同行提供了一個(gè)新的樣板。
北外蘇州附校是一所由政府、大學(xué)、企業(yè)合作創(chuàng)辦的全日制國(guó)際化學(xué)校，集幼兒園、小學(xué)、初中、高中部、國(guó)際部為一體，是北京外國(guó)語(yǔ)大學(xué)PASS留學(xué)基地，是長(zhǎng)三角國(guó)際化教育的標(biāo)桿，號(hào)稱(chēng)中國(guó)的“伊頓公學(xué)”。
顯然，這是一個(gè)很典型的“集團(tuán)化學(xué)?！保?lèi)似企業(yè)集團(tuán)，既有集團(tuán)總部的統(tǒng)一管控，又有各下屬學(xué)校的獨(dú)立辦公。那么，這樣一個(gè)教育集團(tuán)應(yīng)該怎么實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化？需要耗費(fèi)巨大的財(cái)力去開(kāi)發(fā)一套辦公自動(dòng)化系統(tǒng)么？
北外蘇州附校找到了一個(gè)非常聰明的辦法。既然自己是集團(tuán)化學(xué)校，在管理模式上和企業(yè)集團(tuán)很相似，那么為什么不能夠直接使用集團(tuán)化的協(xié)同OA系統(tǒng)呢？然后在這個(gè)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上稍加改進(jìn)，加入學(xué)校辦公的一些個(gè)性化需求，這樣不就事半功倍了么？
實(shí)踐證明，這個(gè)策略是非常正確的。以華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的集團(tuán)版為依托，北外蘇州附校的集團(tuán)化OA系統(tǒng)只用了很少的費(fèi)用和時(shí)間，就順利搭建并應(yīng)用了起來(lái)。
之所以選擇華天動(dòng)力，主要是因?yàn)橐韵聨讉€(gè)原因：
首先，北外蘇州附校已經(jīng)有幾個(gè)下屬學(xué)校使用了華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)，對(duì)這個(gè)系統(tǒng)比較熟悉，其良好的易用性，維護(hù)簡(jiǎn)便的特點(diǎn)很受學(xué)校老師的歡迎。
其次，華天動(dòng)力是國(guó)內(nèi)最早提供集團(tuán)化OA系統(tǒng)的軟件開(kāi)發(fā)商之一，其集團(tuán)化OA系統(tǒng)已經(jīng)具有十余年的歷史，非常成熟穩(wěn)定。
最后一點(diǎn)也是非常關(guān)鍵的，那就是華天動(dòng)力可以將部署在各個(gè)學(xué)校的獨(dú)立OA系統(tǒng)串聯(lián)起來(lái)，平滑升級(jí)到集團(tuán)版，并不需要重新采購(gòu)和實(shí)施。
現(xiàn)在，北外蘇州附校已經(jīng)擁有了一個(gè)覆蓋整個(gè)集團(tuán)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。每個(gè)分校都有自己獨(dú)立的系統(tǒng)，然后再對(duì)需要的部分進(jìn)行數(shù)據(jù)的打通，這是一種集團(tuán)化辦公、分布式部署的建設(shè)方式。
如此一來(lái)，集團(tuán)總部能夠管理集團(tuán)下屬的所有分校，實(shí)現(xiàn)整體把控。而各分校之間又能相對(duì)獨(dú)立運(yùn)營(yíng)，有各自的辦公和權(quán)限體系，互不干涉。
國(guó)際化的辦學(xué)模式，也帶來(lái)了國(guó)際化的辦公方式。
當(dāng)前，北外蘇州附校的核心工作都已經(jīng)移植到協(xié)同OA系統(tǒng)上，包括流程管理、文檔管理、信息發(fā)布、會(huì)議管理、薪資管理等等。這大大降低了紙張等辦公用品的耗費(fèi)，明顯提升了辦公效率。
當(dāng)其他學(xué)校還在傳統(tǒng)的辦公方式中耗費(fèi)大量時(shí)間和人力物力時(shí)，北外蘇州附校的老師們的數(shù)字化辦公已經(jīng)成了日常操作。
比如在文檔管理方面，各學(xué)校、各年級(jí)分別構(gòu)建了自己的文檔中心，所有文檔按權(quán)限管理，卻又能夠進(jìn)行教案分享。
在工作審批方面，各分校的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)自己學(xué)校內(nèi)各項(xiàng)工作的審批。同時(shí)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)可同時(shí)處理總校及分校的各項(xiàng)審批事項(xiàng)。
在通知公告工作上，所有的通知、公告等信息可以分類(lèi)別下發(fā)，秒送給指定人員。北外蘇州附校還特意增加一個(gè)小設(shè)置，那就是老師在進(jìn)入OA系統(tǒng)前，必須先查看收到的信息，否則無(wú)法進(jìn)入系統(tǒng)。
在薪資管理工作上，系統(tǒng)構(gòu)建了不同的薪資表，可以適用中教人員和外教人員不同的薪資管理方式。
在會(huì)議管理上，系統(tǒng)完全滿足了集團(tuán)化學(xué)校會(huì)議多、講座多、管理復(fù)雜的特點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)本身自帶的會(huì)議管理功能將這項(xiàng)工作做得非常輕松。
集團(tuán)化辦學(xué)將一所名校和若干所學(xué)校組成學(xué)校共同體(名校集團(tuán))，在教育理念、學(xué)校管理、教育科研、信息技術(shù)、教育評(píng)價(jià)、校產(chǎn)管理等方面統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)管理、師資、設(shè)備等優(yōu)質(zhì)教育資源的共享。
這種集團(tuán)化學(xué)校以名校校長(zhǎng)為領(lǐng)銜校長(zhǎng)，由專(zhuān)家顧問(wèn)、各校區(qū)校長(zhǎng)組成的決策機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)學(xué)校共同體的整體規(guī)劃，并形成相應(yīng)的執(zhí)行系統(tǒng)、監(jiān)督反饋系統(tǒng)。名校和各校之間既有統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，各校之間又相對(duì)獨(dú)立。
因此，這種模式在管理上和企業(yè)集團(tuán)的董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、子分公司結(jié)構(gòu)非常相似，所以北外蘇州附校以華天動(dòng)力的集團(tuán)OA為依托，可以直接利用成熟穩(wěn)定的OA系統(tǒng)，極大的降低項(xiàng)目實(shí)施的難度、成本和風(fēng)險(xiǎn)，快速構(gòu)建適合自己的辦公網(wǎng)絡(luò)，這無(wú)疑是一條切實(shí)可行的方法。
目前國(guó)內(nèi)的集團(tuán)化學(xué)校主要包括三種類(lèi)型：一流大學(xué)——附屬高中、初中、小學(xué)、幼兒園;一流高中——附屬初中、小學(xué);以及各層次民間資本投資的教育集團(tuán)。顯然這三種類(lèi)型的教育集團(tuán)都可以借鑒北外蘇州附校的做法，事半功倍的建設(shè)自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。
OA系統(tǒng)：http://www.oa8000.com/
