清華大學(xué)正在積極擁抱互聯(lián)網(wǎng)，將內(nèi)控內(nèi)化于信息化平臺之中，解決設(shè)備采購和資產(chǎn)管理中的痛點。
清華大學(xué)于1月8日上線“設(shè)備全生命周期管理平臺”，目前已順利通過學(xué)校采購和入賬報銷“雙高峰”的高頻業(yè)務(wù)檢驗。經(jīng)過4個月實戰(zhàn)檢驗，各項指標均達到設(shè)計預(yù)期。
自建平臺并非易事，清華大學(xué)緣何要啃硬骨頭？清華大學(xué)“設(shè)備全生命周期管理平臺”上線后給各方帶來了哪些改變？清華大學(xué)又是如何將資產(chǎn)管理以及內(nèi)控建設(shè)內(nèi)化于“設(shè)備全生命周期平臺”的建設(shè)中？帶著問題，記者走進了清華大學(xué)實驗室與設(shè)備處。
必然且必要的選擇
清華大學(xué)“設(shè)備全生命周期管理平臺”究竟長啥樣？
據(jù)介紹，該平臺是一個集中了業(yè)務(wù)管理、采購交易、師生服務(wù)、監(jiān)督內(nèi)控“四大板塊”的一體化智能業(yè)務(wù)平臺，通過12個子系統(tǒng)近100項業(yè)務(wù)流，整合了“采購申請、執(zhí)行、合同管理、進口外貿(mào)、驗收建賬、資產(chǎn)管理”等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，實現(xiàn)了設(shè)備采購與資產(chǎn)管理全生命周期、全過程閉環(huán)管理。
看上去很復(fù)雜。事實上，作為頂尖學(xué)府，清華大學(xué)擁有國內(nèi)頂尖實驗室,承接國家級科研項目，因此，清華大學(xué)設(shè)備采購和資產(chǎn)管理的復(fù)雜度要遠超于此。
“設(shè)備采購規(guī)模大，涉及面廣。涵蓋了與教學(xué)科研儀器設(shè)備、材料、試劑、實驗動物、實驗被服裝具、公車、成品軟件、家具和低值易耗品有關(guān)的所有采購?！鼻迦A大學(xué)實驗室與設(shè)備處副處長楊柳邊介紹邊拿給了記者一組數(shù)據(jù)：2018年清華大學(xué)采購規(guī)模達14.31億元，簽訂合同7304份。國內(nèi)合同6167份，合同金額8.34億元，進口合同1137份，合同金額8705.59萬美元，約合人民幣6.01億元。其中，招標項目308個，合計預(yù)算總額7.96億元，比2017年全年增長6.85%；公開招標項目172個，采購規(guī)模5.66億元；免招標項目107個，采購規(guī)模1.77億元。
記者了解到，清華大學(xué)設(shè)備采購金額連續(xù)四年超過10億元，居全國高校之首。平均每個工作日簽訂合同30個。
“除了采購面廣，我校還面臨采購復(fù)雜度高等問題。比如實驗室用到的老鼠采購中會涉及到環(huán)境問題。這些因素在采購過程中都需要考量?！睏盍M一步介紹道。
設(shè)備采購規(guī)模大、采購復(fù)雜度高、采購方式多樣、采購環(huán)節(jié)多……加之設(shè)備入庫后的資產(chǎn)管理，“設(shè)備全生命周期管理平臺”建設(shè)是一項必然又緊迫的工作。
在楊柳看來，實現(xiàn)設(shè)備從采購到入庫再到后期的資管等環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)流的全貫穿，是“全生命周期管理平臺”最難實現(xiàn)的部分。
“以往的采購模式形成了多個信息孤島，數(shù)據(jù)難以打通?，F(xiàn)在我們利用信息化手段，實現(xiàn)模塊與模塊之間的銜接，讓數(shù)據(jù)從始至終的貫通，真正實現(xiàn)設(shè)備全生命周期留痕?！睘榱俗層浾吒菀桌斫?，楊柳向記者展示了該平臺。
平臺界面清晰友好，記者可以清楚地看到從設(shè)備采購申請、采購實施、進口外貿(mào)、合同及履約到驗收入庫、財務(wù)報銷、調(diào)撥調(diào)劑、資產(chǎn)報廢處置等模塊。正是這些模塊形成了設(shè)備全生命周期業(yè)務(wù)鏈條。
給各方松松綁
相對于平臺功能，記者更好奇的是：上線數(shù)月的“設(shè)備全生命周期管理平臺”究竟給采購各方帶來哪些變化？
以往，從設(shè)備采購到財務(wù)報銷一系列工作，科研人員操作起來可能要比做實驗和寫論文還復(fù)雜。平臺的上線，著實把科研工作者從他們不擅長的領(lǐng)域解脫出來，將時間和精力投入到科研工作中。
記者了解到，“設(shè)備全生命周期管理平臺”將從前多套系統(tǒng)整合為如今統(tǒng)一平臺，并提供“一站式服務(wù)大廳”，精簡流程；同時，平臺提供分權(quán)與代理機制，教師可授權(quán)學(xué)生、臨聘、助理等人員代辦業(yè)務(wù)，減少教授們在業(yè)務(wù)上的時間投入。
采購申請直接可以通過線上完成。楊柳向記者展示了平臺在線簽批功能。設(shè)備具體的采購人還可以通過平臺中“查看采購過程”這一模塊，查看項目進度。項目所處時間節(jié)點以及每個節(jié)點的用時，一目了然。
“除了可視化查詢項目實時進度，我們還實現(xiàn)了通過手機短信和微信進行業(yè)務(wù)通知，減少了師生跑腿，縮短辦結(jié)周期?！睏盍吔榻B邊打開了手機端業(yè)務(wù)界面?！澳憧催@個采購申請，半個小時就實現(xiàn)了簽批。負責(zé)簽批的領(lǐng)導(dǎo)會在手機上看到項目申請相關(guān)提醒，及時予以處理?！?/p>
記者了解到，清華大學(xué)實驗室與設(shè)備處還開發(fā)了手機移動端業(yè)務(wù)功能，目前實現(xiàn)了業(yè)務(wù)通知、審批與查詢，并與“清華信息服務(wù)”企業(yè)號對接，做到“管理隨身、服務(wù)同行”的便捷應(yīng)用。
享受采購環(huán)節(jié)“最多跑一次”的不僅僅是采購人。記者了解到，“全生命周期管理平臺”已實現(xiàn)了管理業(yè)務(wù)全流程電子化覆蓋，通過搭建供應(yīng)商網(wǎng)上參與的比選、招標、磋商、談判、商城直購（在建）電子化采購交易平臺，實現(xiàn)供應(yīng)商參與采購活動“最多跑一次”，有效降低交易成本。放管結(jié)合，清華大學(xué)實驗室與設(shè)備處還建立供應(yīng)商實名認證和信用體系，通過高校采購行業(yè)共享互認的“紅黃牌”機制，有效降低履約風(fēng)險。
“目前我們供應(yīng)商服務(wù)平臺已經(jīng)有近1000家供應(yīng)商入庫。并且我們還在不斷招募供應(yīng)商入庫?！睏盍M一步介紹。
讓采購更科學(xué)
高校資產(chǎn)管理的狀況直接影響著“一流大學(xué)”和“一流學(xué)科”建設(shè)的進程和質(zhì)量。近年來，高校愈發(fā)重視風(fēng)險管理與內(nèi)控建設(shè)，清華亦然。
據(jù)介紹，2017年下半年清華大學(xué)實驗室與設(shè)備處就在國內(nèi)高校進行業(yè)務(wù)調(diào)研，2018年第一季度進行采購和資產(chǎn)軟件調(diào)研，2018年第二季度進行業(yè)務(wù)需求梳理……在初期平臺的設(shè)計中，比較重要的部分就是將清華在內(nèi)控方面的管理機制體制內(nèi)化到信息系統(tǒng)之中。
“我們的設(shè)計理念是：讓采購與資產(chǎn)協(xié)同，發(fā)揮一體化管理價值?！睏盍M一步向記者解釋：經(jīng)費預(yù)算“流過”采購環(huán)節(jié)后，一般情況下都以資產(chǎn)的形態(tài)留存下來，而設(shè)備采購是資產(chǎn)管理的來源和入口，資產(chǎn)管理又是采購效益評價和內(nèi)控管理的支撐環(huán)節(jié)。所以，實現(xiàn)設(shè)備采購與資產(chǎn)管理的一體化協(xié)同發(fā)展，既能減少各類信息流轉(zhuǎn)的成本，提高管理效率，還能在全程追溯、監(jiān)督內(nèi)控、預(yù)算效益評價等方面取得巨大管理成效。
不僅如此，平臺在采購驗收后續(xù)銜接方面做了大量的管理創(chuàng)新，在設(shè)備資產(chǎn)管理領(lǐng)域建立了實名制、定期自查、全程可追溯，旨在堵住虛假采購和資產(chǎn)流失兩大管理風(fēng)險。
不過，在楊柳看來，“設(shè)備全生命周期管理平臺”更強大的地方在于，可以為采購計劃的合理性提供科學(xué)的決策支撐。
“利用跨部門、跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)整合和系統(tǒng)對接實現(xiàn)了實驗室與設(shè)備處、財務(wù)處、資產(chǎn)處協(xié)同，實現(xiàn)了信息共享和業(yè)務(wù)聯(lián)動；與此同時，我們建立了大數(shù)據(jù)中心，為后續(xù)績效管理、科學(xué)配置、輔助決策奠定基礎(chǔ)?！睏盍M一步解釋。
據(jù)透露，接下來平臺還有部分規(guī)劃內(nèi)容會逐步實施，特別是隨著《深化政府采購制度改革方案細則》即將落地，清華設(shè)備采購工作會對平臺提出更高的要求。平臺會在全面內(nèi)控、績效評價、采購商城、評審專家共享等領(lǐng)域不斷發(fā)力，緊扣“深改”主題，深化“放管服”改革，持續(xù)迭代進化，更好地服務(wù)清華大學(xué)發(fā)展的各項工作。
