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2005年春季全國(guó)高教儀器設(shè)備展示會(huì)的幕后功臣

——訪遼寧省高校實(shí)驗(yàn)室工作研究會(huì)秘書長(zhǎng)白彥華教授

    5月12日至14日在大連召開(kāi)的“2005年春季全國(guó)高教儀器設(shè)備展示會(huì)”已經(jīng)勝利閉幕，本次會(huì)議不僅在規(guī)模和設(shè)施上居歷屆之首，其整體組織結(jié)構(gòu)也與以往不同，首先承辦工作由展示會(huì)舉辦地遼寧省高校實(shí)驗(yàn)室管理研究會(huì)和大連市教育局的共同協(xié)作，這一組織結(jié)構(gòu)的改變從某種意義來(lái)講，加大了整體操作的難度，能夠順暢地在這種來(lái)自多層次行政機(jī)構(gòu)、人數(shù)眾多的工作團(tuán)中調(diào)度有方、高度協(xié)調(diào)，這完全可以稱得上是一種藝術(shù)了。現(xiàn)在展示會(huì)已畫上了完滿的句號(hào)，會(huì)務(wù)工作的成功已經(jīng)是毋庸置疑，其間為了深入了解工作組的內(nèi)幕，教育裝備采購(gòu)網(wǎng)在會(huì)議接近尾聲時(shí)，對(duì)遼寧省高校實(shí)驗(yàn)室工作研究會(huì)秘書長(zhǎng)、展示會(huì)組委會(huì)副秘書長(zhǎng)、沈陽(yáng)工業(yè)大學(xué)國(guó)有資產(chǎn)管理處處長(zhǎng)白彥華教授進(jìn)行了專訪。
    在這次展會(huì)組委會(huì)中，白彥華教授不僅是副秘書長(zhǎng)，還是會(huì)務(wù)組組長(zhǎng)、兼財(cái)務(wù)組組長(zhǎng)，所負(fù)責(zé)的都是展示會(huì)的核心工作。但是之前本站記者并沒(méi)有在開(kāi)幕式的講臺(tái)上看到白教授的身影，能夠找到他采訪還是通過(guò)比較熟識(shí)的組委會(huì)王興邦副主任的介紹：“所有展會(huì)的工作都是白教授他們具體安排的，對(duì)于組織工作的細(xì)節(jié)，他是最有發(fā)言權(quán)的。”為此，記者在組委會(huì)的駐地守候了多時(shí)，才終于“抓”到了行色匆匆的白教授，知道到記者的采訪意圖之后，他略顯為難：“實(shí)在是不好安排時(shí)間，我這邊事情很多。”但是記者再三爭(zhēng)取終于留下了白教授的電話，此后一整天時(shí)間又經(jīng)多次電話聯(lián)絡(luò)，才在5月13日晚九點(diǎn)以后見(jiàn)到了白教授。當(dāng)時(shí)他還在財(cái)務(wù)室里接著電話，多日的忙碌已經(jīng)使他的聲音變得暗啞。于老師在招呼記者時(shí)提到：從展示會(huì)開(kāi)幕之前的幾天一直到現(xiàn)在，沒(méi)有在晚上12點(diǎn)以前睡過(guò)覺(jué)，白教授更是異常辛苦，為了切實(shí)了解各地參觀團(tuán)的安置情況，他今天把所有參觀團(tuán)的駐地跑了個(gè)遍，剛剛才吃完晚飯。
    帶著歉疚的心情，記者坐在一邊等著白教授打完了電話。沒(méi)有多少寒暄，白教授直接進(jìn)入話題，聲音雖然略低卻非常流暢地回答著記者的問(wèn)題。
    問(wèn)題首先從本次展示會(huì)承辦單位的組成開(kāi)始，白教授開(kāi)誠(chéng)布公地談道：由于承辦工作是遼寧省高校實(shí)驗(yàn)室管理研究會(huì)和大連市教育局兩個(gè)單位共同完成，如果相互之間協(xié)調(diào)不好，反而會(huì)引（起）整體工作的混亂，在工作的組織協(xié)調(diào)上比以往加大了難度。但是，我們兩家單位的工作配合還是不錯(cuò)的，本著忠實(shí)承諾、一心要把展示會(huì)辦好的目的，大家都是通力合作，并且在工作分配上比一家獨(dú)辦考慮得更多、更充分。由于協(xié)調(diào)得好，兩家單位都能夠發(fā)揮各自所長(zhǎng)。
    但是，在事先的籌劃上，組委會(huì)也把雙方一旦合作不成的情況考慮在內(nèi)，同時(shí)制定了相應(yīng)的措施，白教授所處的位置正是平衡雙方的中心點(diǎn)，如何保證工作的順利就成了白教授每時(shí)每刻都要關(guān)注和協(xié)調(diào)的問(wèn)題。白教授說(shuō)，協(xié)調(diào)者應(yīng)該掌握一定的尺度，不應(yīng)過(guò)多介入實(shí)施者的工作細(xì)節(jié)，只要大家能夠按照最初的分工將工作做好、達(dá)到預(yù)期的目的即可，我們實(shí)行的是最終目標(biāo)管理，中間具體的工作應(yīng)該放手讓執(zhí)行者去做。對(duì)于大連市教育局來(lái)講，票務(wù)、交通及醫(yī)療安全是他們強(qiáng)項(xiàng)；而遼寧省高校實(shí)驗(yàn)室管理研究會(huì)則屬于群眾性的社團(tuán)組織，秉承的是“大家事、大家辦”的原則，分工合作、各盡所能是一貫的風(fēng)格。因此上，相互協(xié)作就成了自然而然的事情。這次工作組成員分別來(lái)自全省的30多所高校，幾乎將所有高校的設(shè)備處長(zhǎng)和實(shí)驗(yàn)室教務(wù)處長(zhǎng)都借用了過(guò)來(lái)，有的學(xué)校甚至請(qǐng)過(guò)來(lái)了五、六位老師。所以從某種意義上來(lái)說(shuō)，這次會(huì)議應(yīng)該是全省高校共同承辦的，而這其中頂多需要有個(gè)能牽頭的單位而已。
    在結(jié)束以上話題時(shí)筆者不禁有些感慨：凡事單單從表面現(xiàn)象觀察，是根本無(wú)法知道其背后的事實(shí)的。像這次展會(huì)，整體上熱熱鬧鬧的，所有人都看得興高采烈，如果不是因?yàn)檫@次采訪，記者無(wú)論如何也想象不到它背后的工作竟是如此地復(fù)雜，不是善于管理的能者根本無(wú)法理清頭緒。
    那么，對(duì)于如此規(guī)模巨大、參預(yù)單位眾多、工作人員眾多的活動(dòng)，其整個(gè)工作籌備的時(shí)間應(yīng)該不會(huì)短，具體是什么時(shí)候開(kāi)始的呢？對(duì)此，白教授明確告知：實(shí)質(zhì)性的工作階段是從去年9月份開(kāi)始的，那時(shí)的大連世界博覽廣場(chǎng)還在裝修，所有會(huì)議選址人員都是提心吊膽的，真怕它在開(kāi)展時(shí)還沒(méi)能完工。然而事實(shí)證明：選擇大連世界博覽廣場(chǎng)為會(huì)址是正確的，這對(duì)展示會(huì)的成功舉辦起到了直接作用。
    抱著收獲果實(shí)的心態(tài)，記者又滿懷期待地提出了這樣的問(wèn)題：這次展示會(huì)在大連的成功是否意味著，其組織形式可以成為今后舉辦展會(huì)的借鑒模式呢？本指望可以獲得肯定的回答，但白教授卻給記者潑了一瓢冷水：未必！對(duì)于如此直白的回答，記者有些難以適應(yīng)，連忙詢問(wèn)原因，白教授疲憊地看著記者說(shuō)道：這種組織形式不是所有地方都可以適用的，操作難度和復(fù)雜性太大，如果不能順利地多方協(xié)調(diào)，將會(huì)給整個(gè)工作帶來(lái)障礙，因此這種模式不是最佳選擇。
    然而，本次展示會(huì)組織工作的成功不可能不令人驚訝和興奮，記者還是希望能夠多了解一些成功的經(jīng)驗(yàn)。白教授沒(méi)有因?yàn)橛浾叩亩嘣挾荒蜔?，依然穩(wěn)妥地回答著每一個(gè)問(wèn)題：雖然因?yàn)閰㈩A(yù)人員較多，增加了會(huì)議的成本，但我們舉辦展會(huì)并沒(méi)有把經(jīng)濟(jì)利益放在第一位上，很多事情都是干不干的問(wèn)題、是想不想付出的問(wèn)題。組織者和參會(huì)者之間不可能沒(méi)有問(wèn)題出現(xiàn)，關(guān)鍵是出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)我們能不能改進(jìn)；對(duì)于一些無(wú)法更改的問(wèn)題，我們?nèi)绾蚊鎸?duì)？舉例來(lái)說(shuō)，對(duì)于展示會(huì)的住宿安排，就屬于不能隨意更改的項(xiàng)目，那么遇到情況時(shí)，我們就要在其他方面進(jìn)行彌補(bǔ)，盡最大努力保證參會(huì)代表最終滿意。像今天我們就是去走訪代表住宿的地點(diǎn)，親身體驗(yàn)?zāi)抢锏沫h(huán)境，看看還有哪些方面需要改進(jìn)，到目前為止，這個(gè)工作還沒(méi)有完成，需要繼續(xù)進(jìn)行。
    作為承辦單位，我們應(yīng)該在細(xì)節(jié)上有更多的考慮，需要根據(jù)供需雙方的特點(diǎn)加以區(qū)別：對(duì)于供方代表，我們提供了高、中、低多種檔次的賓館讓其根據(jù)自身情況自由選擇，相比較于居住環(huán)境來(lái)講，他們更注重的是展會(huì)的人氣；由于高校系統(tǒng)展示會(huì)的特殊性，作為參會(huì)的需方代表的主體都是各高校設(shè)備管理與采購(gòu)人員，每次參會(huì)的數(shù)量都是差不多的，但這次僅住會(huì)的需方代表比以往多400余人，再加上我們請(qǐng)來(lái)了大連及沈陽(yáng)的近2000名老師們，他們對(duì)于產(chǎn)品的認(rèn)知比起設(shè)備采購(gòu)人員更具有權(quán)威性，也能與供方人員產(chǎn)生良好的互動(dòng)效果，在獲得產(chǎn)品最新信息的同時(shí)，也能為供方產(chǎn)品技術(shù)的提高提出非常重要的參考意見(jiàn)，邀請(qǐng)一線教師參會(huì)是利益供需雙方的有效舉措。
    因?yàn)閰?huì)人員的增加、預(yù)防突發(fā)情況的各種措施等等方面的原因，使這次展會(huì)從表面上看起來(lái)好像增加了支出，身兼財(cái)務(wù)組組長(zhǎng)的白教授非常坦然地接受了這個(gè)事實(shí)，而在另一方面，他卻協(xié)同工作組在運(yùn)作上節(jié)省了大量的開(kāi)支。以財(cái)務(wù)角度來(lái)看，這是一種非常正確的經(jīng)濟(jì)管理方法。白教授指著正在埋頭工作的于老師說(shuō)，你看這么晚了，于老師還在數(shù)飯票，每天都要忙到半夜里。我們的這項(xiàng)工作不是為了限制代表們吃飯，而是為了杜絕浪費(fèi)、是對(duì)賓館和聯(lián)絡(luò)員的一種約束。如果各代表團(tuán)的聯(lián)絡(luò)員不能克盡職守虛報(bào)、錯(cuò)報(bào)用餐人數(shù)，每天所造成的浪費(fèi)就會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于那些為完善服務(wù)而增加的支出。然而，如果真的有代表因?yàn)閭€(gè)人的原因而吃不到飯，我們必定會(huì)及時(shí)為他補(bǔ)上，讓每一位參會(huì)代表滿意是我們工作的首要目標(biāo)。
    采訪時(shí)間已近一個(gè)小時(shí)，白教授不由為記者的晚歸而擔(dān)心起來(lái)，關(guān)切地詢問(wèn)記者和同伴的住所以及回駐所的交通問(wèn)題，為了不讓白教授過(guò)分擔(dān)心，也希望他今天能早些休息，記者起身結(jié)束了采訪。
    第二天，記者又一次來(lái)到展示會(huì)會(huì)場(chǎng)，展廳中人流川梭，一張張參展商的笑臉和老師們閃動(dòng)興奮光芒的眼眸交相輝映，讓人不由得陶醉在一片成功與希望的光影之中。奇怪的是，記者的腦海卻在不斷閃現(xiàn)著昨夜在會(huì)務(wù)組中見(jiàn)到的疲憊和焦慮的眼神?；叵氘?dāng)初開(kāi)幕式時(shí)，那里許多忙碌的身影都沒(méi)有出現(xiàn)在講臺(tái)上，如果記者沒(méi)有得到高人指點(diǎn)，永遠(yuǎn)都不會(huì)知道那些幕后工作者的艱辛和不易。如果說(shuō)舞臺(tái)上容光煥發(fā)的講演者是這次大會(huì)的英雄，那么這些在幕后默默付出的人們就更是當(dāng)之無(wú)愧的功臣！記者非常慶幸能夠獲得這個(gè)采訪的機(jī)會(huì)——這是個(gè)可以親眼見(jiàn)到、深入了解那些幕后鮮為人知事跡的機(jī)會(huì)，希望記者的筆可以在流逝的時(shí)間里印下他們?cè)?jīng)傾力付出的痕跡……
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