(一)檔案數(shù)字化的含義

　　檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影(錄音、錄像)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。

　　在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案原件的數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

　　(二)檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

　　1.檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　2.載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　3.檔案專(zhuān)題信息的采集與建庫(kù)。

　　(三)檔案數(shù)字化的主要作用是:檢索快捷方便、容易實(shí)時(shí)同步備份、存儲(chǔ)空間小，維護(hù)方便、安全。

　　1.檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù):一是現(xiàn)有檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化;二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　2.檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。

　?、糯嬖褂茫Ｗo(hù)檔案原件。

　?、茢?shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。

　　⑶恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

　　3.檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。

　　⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。

　?、茢?shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案。

　?、?ldquo;時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。

　　4.檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案網(wǎng)站的內(nèi)容。

　　5.檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案走向數(shù)字檔案的必經(jīng)之路。

　　(四)檔案數(shù)字化建設(shè)的“三個(gè)階段”

　　從宏觀(guān)的角度上來(lái)看，檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，要完成好這項(xiàng)工程，必須一步一個(gè)腳印地循序推進(jìn)。只有對(duì)這項(xiàng)工程的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入的分析研究，才能科學(xué)規(guī)劃并正確引領(lǐng)檔案的數(shù)字化建設(shè)之路。

　　1.檔案數(shù)字化階段。首先，是引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立檔案的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、數(shù)字化。其次，是實(shí)現(xiàn)庫(kù)藏信息數(shù)字化，將紙質(zhì)庫(kù)藏資料轉(zhuǎn)變成數(shù)字庫(kù)藏，完成庫(kù)藏信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。再次，是構(gòu)建平滑高效的檔案信息化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。

　　2.數(shù)字化檔案階段。在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為庫(kù)藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案。至此，檔案數(shù)字化之路才進(jìn)入個(gè)體檔案數(shù)字化，但離數(shù)字檔案的目標(biāo)仍有一定的距離。

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