高校信息技術(shù)的高速發(fā)展，帶動(dòng)了各行各業(yè)的發(fā)展與變革，檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展亦是其發(fā)展的必然趨勢，并且逐步成為檔案管理工作的現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，傳統(tǒng)檔案工作由于涉及范圍較廣，內(nèi)容繁多，工作量較大，經(jīng)常會(huì)耗費(fèi)大量的人力和物理，并且資料的儲(chǔ)存與維護(hù)也需要投入較大的資金，加大了檔案管理工作的難度，信息技術(shù)與檔案工作的結(jié)合，極大的簡化了工作程序， 提高了檔案管理工作的效率，是未來檔案管理工作發(fā)展的大趨勢。
一、檔案數(shù)字化管理的意義
1、提高經(jīng)濟(jì)效益
過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。
2、提高辦公效率
數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
3、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)
將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
二、檔案數(shù)字化掃描設(shè)備
在高校信息化建設(shè)的同時(shí)檔案書刊掃描儀為高校的檔案數(shù)字化提供了重大的幫助，非接觸式掃描儀book2net 系列專為檔案書刊掃描定制，掃描過程不需要拆卷就可以進(jìn)行掃描，掃描的過程就像看書一樣，翻一頁就可以在0.3秒的時(shí)間內(nèi)掃描一頁，這個(gè)速度是非?？斓?，所以適合大量的檔案書刊數(shù)字化。下面我們來詳細(xì)了解一下。
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