檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅包括各種機關(guān)、企事業(yè)單位檔案室的數(shù)字化建設(shè)，也包括各級各類檔案館的數(shù)字化建設(shè)。需要指出的是，無論是檔案室的數(shù)字化建設(shè)，還是檔案館的數(shù)字化建設(shè)，都不僅僅是把過去形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案存儲于計算機就能大功告成的。因為，檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是一個技術(shù)概念，而且是一個歷史概念，是指為適應(yīng)數(shù)字化時代的檔案管理要求所應(yīng)該做的所有工作和建設(shè)。

　　這就至少應(yīng)解決以下幾個方面的問題：一是在數(shù)字化時代，電子文件的真實可靠性、法律地位、安全性怎樣進行保障?二是在數(shù)字化時代，電子文件應(yīng)該怎樣歸檔移交、安全保管和提供利用?三是對過去形成的非數(shù)字檔案應(yīng)該怎樣數(shù)字化?四是數(shù)字檔案管理應(yīng)該怎樣聯(lián)網(wǎng)?五是怎樣通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字檔案進行查詢、利用、實現(xiàn)資源共享?等等。其中，有的問題應(yīng)特別引起我們的重視。比如，電子文件的長期安全保存問題，由于計算機硬件、軟件不斷在發(fā)展變化，不要說上百年，就是十年八年以后，今天儲存的電子檔案就可能無法識讀而成為“密碼”，不僅破解困難，而且代價極高，成了實際上無法完成的工作。

　　這就是說，計算機所記錄和保存的信息，隨著時間的推移將可能全部丟失。正因如此，國家檔案局明確提出，對電子檔案實行雙軌制管理，即紙張載體和電子檔案同時保存。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，實際上必須同時進行兩項工作：一是把非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案;二是電子文件(檔案)的非數(shù)字化過程，即把已經(jīng)生成的電子文件(檔案)及時輸出打印為紙質(zhì)文件(檔案)存檔。而這后一項工作，對于檔案室而言尤為重要，因為它涉及到檔案能否長期保存下去的問題，即能不能把今天的歷史長期保存下去的問題。這是檔案室在檔案數(shù)字化建設(shè)中的歷史使命。如果說檔案室與檔案館在檔案數(shù)字化建設(shè)中有什么不同的話，就是檔案室在檔案數(shù)字化過程中，比檔案館承擔(dān)著更多的保存歷史的任務(wù)。就是說，檔案室在檔案數(shù)字化過程中，一方面要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案;另一方面要指導(dǎo)文件形成部門將電子文件與紙質(zhì)文件同時存檔保存。

　　當(dāng)然，這不是說檔案館的數(shù)字化建設(shè)就顯得輕松和容易。檔案館有檔案館的工作，它既要把過去歷史上形成的非數(shù)字檔案進行數(shù)字化處理，還要在接收檔案進館時，按雙軌制管理的要求，一方面要接收檔案室移交的紙質(zhì)檔案及其它非數(shù)字檔案，另一方面要接收檔案室與非數(shù)字檔案并行的數(shù)字化檔案?？墒?，數(shù)字化檔案怎么接收就是一個新問題。是實際接收，即將檔案室的電子檔案復(fù)制或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)綑n案館;還是虛擬接收，即以檔案室保存的電子檔案為基礎(chǔ)，制定法律和規(guī)章制度，通過網(wǎng)絡(luò)與檔案室分享其電子檔案的管理和使用，建立虛擬數(shù)字檔案館。這其中涉及方方面面的問題，均須加以研究和解決。這是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容之一。

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