檔案館以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)形式最為普遍，在我國紙質(zhì)檔案使用近兩千年，對(duì)人類社會(huì)，特別是我們具有悠久歷史文化傳統(tǒng)的文明古國影響更加久遠(yuǎn)、根深蒂固，既有實(shí)物的真實(shí)感，又有歷史印證的滄桑感。這種存儲(chǔ)形式直觀明了，深得人們喜愛。紙質(zhì)檔案作為事件記錄的原始載體，具有唯一性，是不可復(fù)制、不可涂改的。但是紙質(zhì)檔案在保存中對(duì)外界條件要求較高，檔案壽命的長(zhǎng)短與檔案保管環(huán)境及保護(hù)技術(shù)有著極密切的關(guān)系，檔案信息的利用率也會(huì)低于數(shù)字化檔案。
檔案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，檔案從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它具有便于修改、便于復(fù)制的特性，同時(shí)數(shù)字檔案還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，這樣利于檔案信息資源更廣泛更高效地服務(wù)于社會(huì)各方面的需求。一方面，檔案信息數(shù)字化將使得許多的利用者不需要直接到檔案館，任何電腦都可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息;另一方面，網(wǎng)上利用檔案的開展，將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。例如：檔案人員可利用已數(shù)字化的檔案信息，進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，快捷地進(jìn)行文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項(xiàng)工作。然而,一直以來,諸多原因使得計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中并沒有充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價(jià)值,檔案的保密性和社會(huì)大眾的利用需求二者之間的矛盾，使檔案在信息化方面的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展，落后于社會(huì)利用的需求。例如：有學(xué)者從統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)中揭示：館藏檔案的利用和大多數(shù)社會(huì)公眾的關(guān)系不密切(該情況多屬于省級(jí)以上國家綜合性檔案館，應(yīng)該說縣區(qū)級(jí)綜合性檔案館還是比較貼近民生的)、檔案利用需求和館藏檔案不一致。檔案信息利用的困境，既取決于檔案信息本身的特點(diǎn),也取決于檔案利用的方式、權(quán)限的等諸多制約因素，還不可避免地受到檔案信息提供者、管理者、服務(wù)者以及利用檔案用戶意識(shí)和行為的多重影響。檔案數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)就應(yīng)該使利用者能夠突破時(shí)空的界限，能夠在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式檢索和利用所需的信息。
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