高校檔案客觀反映和記錄著高校教學、科研、黨政管理等各方面的改革發(fā)展過程，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用及飛速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)勢在必行。采用什么樣的改進措施，來推進高校檔案信息化水平，為學校、教師及學生更好的服務(wù)，是檔案信息化需要面對的重要課題。檔案信息化建設(shè)相關(guān)的幾個基本問題進行分析，并提出改進措施。
主要是信息化標準規(guī)范體系不夠健全
檔案信息化是一項系統(tǒng)工程，具有文件異構(gòu)性、信息高度分散性等特征。高校檔案館接收的紙質(zhì)及電子檔案來自學校不同的學院及部門，相關(guān)資料也在各單位間共享，比如研究生部有學生處理文件，學生部也有學生處理文件，這樣移交入館時出現(xiàn)了重復(fù)的無差異化文件，檔案館面對巨大的信息量，需要迅速的篩選出有價值的信息，這就需要建立一套適合本校實際情況的信息花標準規(guī)范體系。目前雖然已有一些規(guī)章制度出臺，但還不能滿足檔案信息化快速、有效的進行及發(fā)展。如電子檔案與紙質(zhì)檔案共用的標準，電子檔案具體操作規(guī)范亦處在起步階段，針對各學校檔案信息化建設(shè)的規(guī)范體系也需依據(jù)具體管理情況建設(shè)。
加快信息化建設(shè)規(guī)章制度的制定及推行
檔案信息化建設(shè)能否正常發(fā)揮其功能離不開檔案管理部門規(guī)章制度的建立。制定出符合檔案信息化運行的具體措施和辦法，明確檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和重點，指導(dǎo)高校檔案管理規(guī)范的建設(shè)、運行、管理及維護工作，使高校檔案信息化建設(shè)有規(guī)可守，有章可循，保障高校檔案信息化建設(shè)朝著制度化、標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)的制度一般包括：保密制度、查閱利用制度、網(wǎng)絡(luò)安全管理制度、操作管理制度、以及具體工作人員的崗位目標責任制等。各項規(guī)章制度隨著工作實踐不斷完善，以保證檔案規(guī)章制度的權(quán)威性。
檔案信息化建設(shè)需要用到專業(yè)的設(shè)備來助推，全自動非接觸式書刊掃描儀是kirtas品牌來自美國的專業(yè)設(shè)備，采用矩陣式ccd的技術(shù)成像處理每小時的掃描速度可以達到3300頁，是全自動書刊掃描機器人模擬人工的手臂自動翻頁自動掃描，是人工智能機器設(shè)備。是應(yīng)用于高校、大型圖書館和檔案館法院等有大量書刊檔案需要數(shù)字化。
在高校有珍貴的圖書進行數(shù)字化，非接觸式古籍掃描儀是針對不能拆卷的古籍進行數(shù)字化，根據(jù)古籍的不同，和損壞的年代進行分類掃描可以建立不同得電子文件夾下進行錄入，讓珍貴古籍人人可以閱讀。book2net 系列古籍掃描儀是采用矩陣式ccd技術(shù)進行掃描，book2net古籍掃描儀采用led冷光源技術(shù)不會對古籍書刊造成任何的損壞，專業(yè)古籍掃描儀。
