采用科學高效的工作方法。首先，輸入文件級目錄。在數(shù)據(jù)庫的構建過程中，可邊輸入邊打印。一方面，有效補齊卷內(nèi)的文件目錄。另一方面，可以檢查輸入正確程度。從而保障檔案數(shù)據(jù)庫的完整性和真實有效性。其次，采取數(shù)碼相機與掃描儀器等設施設備，實現(xiàn)對源文件的信息數(shù)字化。因為只有信息數(shù)字化，方能確保源文件的長期有效保存。
注重電子文件的收集工作。電子文件的收集整理是數(shù)字化檔案館藏資源的最主要來源，之前傳統(tǒng)進館單位僅是進行紙質(zhì)檔案和文件目錄的移交。而隨著科技的進步，在各單位的檔案文件移交工作中，應當專注于紙質(zhì)檔案、文件和數(shù)字化檔案及文件的同步進行，以雙軌制度促使檔案館文件的電子化進程，同時減輕檔案館數(shù)據(jù)庫構建時的工作總量。
完善數(shù)字化的軟硬件環(huán)境。因為各種原因，各個進館單位所提交的數(shù)字化檔案文件，所使用的軟硬件設備、載體及平臺各不相同。這為檔案文件集成至檔案數(shù)據(jù)庫之中，造成了相應的困難。對待這一問題，檔案館應予以高度重視，積極采取相應措施，在各入館單位檔案文件的軟硬件平臺方面，予以最大化統(tǒng)一。印發(fā)統(tǒng)一、標準的數(shù)據(jù)庫電子目錄結(jié)構及交換格式，對于案卷級、文件級的目錄結(jié)構類型，字段名稱、長度，做出具體的規(guī)定，以此規(guī)范數(shù)據(jù)格式，確保信息的準確、有效性。Book2net kiosk非接觸式案卷掃描儀是專業(yè)的檔案掃描儀轉(zhuǎn)對裝訂成冊的檔案進行掃描，不需要拆卷即可掃描。
Book2netkiosk設備本身不含有任何存儲，符合國家保密法對涉密單位(檢察院、法院、公安等)使用設備的相關規(guī)定。智能非接觸式案卷掃描系統(tǒng)采用外置通用電腦，符合檢察院分級保護系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的安全需求。
掃描速度為0.3秒/超A2幅面(彩色600dpi)按每本案卷200頁進行實測，每天可掃描約60本案卷，完全滿足辦案需求。 “有效頁”一鍵切換模式。保證有效頁面順序連續(xù)性，減少后期檢查量，工作強度低，效率高。
★專為成冊卷宗量身定制左右互降式掃描案卷臺，對于不同厚度卷宗都能輕松掃描
★掃描過程鏡頭、光源不走動不移動，增加設備使用壽命
★后背式LED零輻射按需采集照明系統(tǒng)，無輻射冷光源，使您處于最舒適的掃描環(huán)境，避免強光令視覺疲勞
★設備景深15厘米，立體證物、不同厚度卷宗、高清掃描、色彩完美展現(xiàn)
★人性化的掃描設備，全自動影像處理功能，自動糾偏，自動校正，自動去黑邊等功能。
★掃描分辨率800DPI(100-800可調(diào))根據(jù)客戶的具體要求可以調(diào)節(jié)
★司法鑒定X光片采集系統(tǒng)，0.3秒完成14‘’ X 17'' 英寸膠片掃描
★21寸左右內(nèi)置觸摸屏，操作預覽實時進行
★支持掃描數(shù)據(jù)實時打印、多種格式同時輸出等功能
