隨著大數據時代的來臨，檔案數量的逐年遞增，在數以萬計的傳統(tǒng)檔案庫中想要準確而迅速地找出自己所需要的檔案簡直像大海撈針。而在科學與新技術更替日新月異的時期，檔案數字化的建設也亟待更為廣泛地推廣。傳統(tǒng)檔案包含有紙質、聲像、實物等各種介質的檔案，而數字化檔案則通過利用新技術——如計算機、掃描技術和多媒體等技術手段，把最初的那些檔案資源轉化為計算機網絡中可以存儲的、數字化、電子化的檔案信息。再通過為其詳細地編排目錄、摘要、索引等方法管理電子檔案，從而為檔案查詢、檢索和利用提供數字化服務。它的整個操作流程主要在計算機網絡上進行，最終可儲備形成一個系統(tǒng)的檔案信息庫，以便能為人們及時提供信息，實現資源共享。
一、為何需要進行檔案數字化建設
檔案是在人們社會生活中形成的，具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，它在人們的日常工作生活中也有著極為重要的作用，檔案管理的重要性毋庸置疑。
傳統(tǒng)的檔案信息一般還是以紙質文檔為主，放置在檔案室里面，查找調用起來非常費時。而數字檔案在對原檔案文件進行掃描以后，可以迅速方便地把信息錄入到計算機數據庫中，用網絡存儲檔案信息，檢索快捷方便，實時同步備份，存儲空間小，維護方便安全，還能借助計算機的網絡化特點從而更為便利地為全單位、區(qū)域、全國甚至全世界所利用。處在網絡信息化社會的檔案事業(yè)，也將朝著多元化、先進化、開放化的方向發(fā)展，檔案數字化建設乃是大勢所趨。
檔案數字化建設的作用，檔案數字化對檔案的先進管理、使用和傳播都具有著重要的作用。
(一)檔案數字化保護檔案原有的模樣。
1.電子化處理。從人類歷史文明角度來說，檔案是具有價值的歷史文獻，而傳統(tǒng)的檔案存儲方式主要以紙質、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質容易對檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數不高。但將其電子化處理后，經由計算機網絡進行保存，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長其保存時間。
2.數字化備份保存。對那些重要的需要長期或永久保存的檔案，可以采用現在極為流行的數據備份的方法，進行云儲存或儲存多份的方式備份保存。
3.圖像處理技術。恢復原檔案材料中容易模糊褪變的文字部分，以及對污損殘缺照片檔案的修復。檔案經過計算機掃描以后，可以形成數字影像，再利用現代化的圖像處理技術，從而對其中的部分模糊褪變字跡進行恢復。
(二)檔案數字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。
1.打破“孤本”限制。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質檔案的“一份一地”，也免去了檔案復制轉移的繁瑣程序，一份檔案可以同時提供給多個需要的人使用，覆蓋面和社會化程度擴大，有效地實現了資源共享。
2.在不同地域之間的傳輸、不同時間空間的調閱成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯網的優(yōu)勢進行不同地域之間的傳輸，以此來擴大檔案的利用空間，同時也縮短檔案的傳送時間、節(jié)約傳送費用。
3.提高檔案查詢、檢索速度。利用計算機所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時間內它能從海量的數據中迅速準確地找到數據。
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