“采購預告462條，本月新增15條；采購公告6126條，本月新增134條；中標與成交公告5125條，本月新增133條?！边@是記者進入“浙江大學采購網(wǎng)”界面看到的數(shù)據(jù)顯示。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)對于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的改造已伸向各個領域，新型政府采購方式和管理方式正在不斷打破傳統(tǒng)模式。在這樣的背景下，高校一方面要加速高校教育與現(xiàn)代化的融合，另一方面也要解決好內(nèi)部管理改革這道難題。
浙江大學建立了統(tǒng)一電子服務平臺，將信息發(fā)布系統(tǒng)、電子招投標系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等進行有機組合，滿足實現(xiàn)高校政府采購內(nèi)部管理的現(xiàn)代化需要。
上線供應商服務平臺，投標只要跑一次
“最多跑一次”改革是“放管服”改革具體實踐和前沿探索。浙江大學采購中心（以下簡稱采購中心）將多年工作的積極探索，通過技術支撐和制度創(chuàng)新，大力推進“最多跑一次”改革。
以往，傳統(tǒng)招標模式下供應商投標的過程大致如下：通過學校采購外網(wǎng)或其他相關政府采購網(wǎng)站獲取采購公告信息→現(xiàn)場報名并繳納標書費用→獲取招標文件→制作投標文件→繳納投標保證金并現(xiàn)場換取收據(jù)→開標當日現(xiàn)場應標→未中標方中標公示期滿后到現(xiàn)場辦理退款手續(xù)、中標方簽訂合同→中標方合同履行完畢后辦理貨款結(jié)算、履約保證金退還手續(xù)。這種模式下，供應商參與投標過程需要到采購中心跑上4到5次，投標程序繁雜且投標成本較高。
而如今，在供應商服務平臺上線后，供應商的投標程序有了一番新改變，其大概如下：參與報名僅需關注采購中心微信公眾號→在微信系統(tǒng)中直接點擊報名操作、按要求在線提交資格證明材料和標書款繳納材料電子稿→經(jīng)工作人員確認后即視為報名成功→由后臺自動發(fā)送電子版招標文件。保證金繳納流程也只需在網(wǎng)上提交保證金繳納憑證即可。未中標方的保證金在中標公示期滿后，如果供應商同意不開收據(jù)直接退還，以郵件形式提交退款申請，由采購中心直接辦理退還手續(xù)，無需到現(xiàn)場辦理。供應商整個投標全過程僅需投標當天到場一次即可。
供應商服務平臺的上線運行，讓數(shù)據(jù)多跑腿、供應商少跑路，為供應商參與投標提供了極大的方便，同時也為采購過程正常運行帶來諸多益處。首先，降低供應商制度性交易成本。服務平臺上線運行使得供應商到場辦理業(yè)務次數(shù)由原來的4到5次減少到最多跑1次，直接降低了供應商參與投標的經(jīng)濟成本及路途時間成本。其次，提高政府采購的公開性、競爭性。高校政府采購區(qū)別于機關部門、普通企業(yè)之處就在于高校采購中科研儀器設備占有很高的比重，科研設備的供應商相較于通用設備，其潛在供應商數(shù)量較少且地域分散。供應商服務平臺的上線，讓投標方在線即可完成投標報名，降低了投標難度，增加采購公開性，使符合條件的、更多的、范圍更廣的供應商都有條件積極參與競爭，更充分的發(fā)揮政府采購的優(yōu)勢，增加采購產(chǎn)品的可選擇性。再次，提高了采購工作效率。供應商服務平臺采用線上報名，報名信息由投標方微信填寫，無需工作人員現(xiàn)場登記，避免了現(xiàn)場報名辦事排長隊的現(xiàn)象，提高了工作效率。同時，平臺線上報名可以讓采購方更高效、更完整地做好信息統(tǒng)計工作，對特殊情況及時應對，如參與投標的供應商不足法定數(shù)量時，及時作出延期或其他變更說明，減少開標現(xiàn)場因投標商數(shù)量不足而流標造成的對資源的浪費以及對采購進程的影響。最后是保證了資金往來賬目更加清晰。按照《政府采購法實施條例》的規(guī)定，采購人或者采購代理機構應當自中標通知書發(fā)出之日起5個工作日內(nèi)退還未中標供應商的投標保證金，但實際操作中往往因供應商自身的原因（比如不方便到現(xiàn)場辦理）無法及時退回，進而產(chǎn)生許多累積多年的賬目。采購中心借助供應商服務平臺，規(guī)范保證金收取、退還流程，中標公示后對未中標方保證金入賬后直接出賬退回處理，既對供應商投標起到了約束作用，也不會存在保證金積壓等問題，使往來賬目清晰明了。
探索電子招投標，投標“最多跑一次”
浙江大學在校內(nèi)部署了中央國家機關政府采購中心的電子招投標輔助系統(tǒng)。在系統(tǒng)的支持下，順利試運行了三個項目的電子招投標，并配合天津大學進行了全國高校首個跨區(qū)域互通互聯(lián)的遠程異地評標。計劃經(jīng)過一段時間的整理和總結(jié)后，開始逐步實施電子招投標，使得供應商投標“最多跑一次”變得可能。
“電子招投標，就是部分或者全部拋棄紙質(zhì)文件，借助計算機和網(wǎng)絡完成招標投標活動。其要點在于投標方可直接在系統(tǒng)中完成報名、投標文件制作、加密投標，解密評標等過程，招標文件、投標文件等均以電子版的形式體現(xiàn)?！闭憬髮W采購中心劉員告訴記者，“采用電子招投標系統(tǒng)免除了傳統(tǒng)紙質(zhì)標書的打印、裝訂、運輸?shù)荣M用，是政府綠色采購的重要體現(xiàn)；招標文件模塊化操作，利用標書制作工具套用標準模板，可有效減少編制招標文件時間；系統(tǒng)線上報名投標，打破地域的限制，有效保障投標人公平的獲取招標信息，讓招投標的范圍更廣、選擇更多、競爭性更充分。電子招投標系統(tǒng)一種招標實踐的創(chuàng)新與展望，電子化招標采購模式更是未來在招投標發(fā)展必然的趨勢，利用電子招標來提高政府采購的績效和透明度勢在必行?！?/p>
建立電子檔案系統(tǒng)，內(nèi)部流程更規(guī)范
采購中心通過建立并完善了電子檔案系統(tǒng)，全面推行“雙隨機、一公開”監(jiān)管，即隨機抽取檢查對象，隨機選派執(zhí)法檢查人員，抽查情況及查出結(jié)果及時向社會公開。根據(jù)《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第七十六條規(guī)定，采購人、采購代理機構應當建立真實完整的招標采購檔案、妥善保存每項采購活動的采購文件；《政府采購法》第十二條規(guī)定，采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。根據(jù)《政府采購法實施條例》第四十六條規(guī)定，《政府采購法》第四十二條規(guī)定的采購文件，可以采用電子檔案方式保存。
在內(nèi)部流程管理方面，采購中心采用節(jié)點負責制，即接單、采購文件制作、開標現(xiàn)場、合同擬定等過程均由專人負責，該模式可有效降低廉政風險?；谠撃Ｊ浇㈦娮訖n案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)采購過程內(nèi)部無紙化流轉(zhuǎn)。設立專職檔案管理人員，負責檔案資料的收集整理及檔案系統(tǒng)的管理，所有相關過程檔案進入采購中心后直接交由專職人員歸檔并上傳電子檔案至檔案管理系統(tǒng)，采購過程中如需查閱相關檔案直接登錄系統(tǒng)查閱，內(nèi)部過程不需要紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)，既有效防止檔案流轉(zhuǎn)過程中丟失，又提高了檔案查閱便利性。
檔案管理系統(tǒng)的建立運行，實現(xiàn)了采購檔案管理的規(guī)范化、科學化和信息化，對日常采購工作及檔案管理工作均帶來許多便利。如，通過一鍵搜索，便可輕松查閱。檔案查詢僅需在檔案管理系統(tǒng)中搜索項目檔案編號，即可直接查閱所有該項目采購過程中相關記錄文件，尤其方便項目完成后仍在保存期限內(nèi)的檔案查閱。根據(jù)浙江大學的相關規(guī)定，采購過程完結(jié)以后，采購檔案在保存期限內(nèi)將轉(zhuǎn)交至浙江大學檔案館統(tǒng)一歸檔管理。檔案管理系統(tǒng)上線前，采購中心內(nèi)部后續(xù)如有問題需要查檔必須至校檔案館申請調(diào)閱，檔案管理系統(tǒng)的上線運行，使得在十五年的保存期限內(nèi)，甚至期限之外，均可方便調(diào)閱檔案。采購監(jiān)管部門、財務、審計等部門在采購過程中也需查閱部分檔案，利用電子檔案系統(tǒng)，隨時為相關部門提供查閱服務，同時也為推進“雙隨機、一公開”監(jiān)管改革創(chuàng)造了條件。
此外，專人專崗的設置也使得歸檔更及時。設立專人專崗、責任到人，加強對管理人員的業(yè)務培訓，從思想上認識檔案管理重要性。項目每完成后一個采購階段，則將該階段的相關檔案及時歸檔并上傳到系統(tǒng)，而非等項目完全結(jié)束以后再統(tǒng)一整理，有效防止采購檔案采編及保管期間有遺失、涂改、調(diào)換及損壞等情況的發(fā)生，確保檔案完整性。對于權限管理，該系統(tǒng)在確保安全方面作用明顯。檔案管理系統(tǒng)設置分級權限，除專職檔案人員外，其他用戶僅有查閱權限，無法調(diào)換修改，確保檔案的完整性、安全性。同時檔案系統(tǒng)設定資料定期備份，防止因系統(tǒng)問題造成數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。
“加快政府采購信息化發(fā)展，已經(jīng)成為深化政府采購制度改革的戰(zhàn)略舉措和必然選擇，如何建立和完善適合高校的信息化采購模式和管理模式，高校應該大膽創(chuàng)新，不斷為高校政府采購信息化帶來新體驗，釋放新價值?！眲T表示。
