學(xué)籍檔案是記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)及其他表現(xiàn)情況的原始資料。近來，因升學(xué)就業(yè)、職稱職務(wù)晉升、出國深造、檔案審核、政治審查等原因，南昌工程學(xué)院各地校友對學(xué)籍檔案和證明材料的需求日益高漲，該校檔案館以黨史學(xué)習(xí)教育為契機(jī)，深入開展“我為群眾辦實事”實踐活動，充分利用現(xiàn)代技術(shù)賦能檔案服務(wù)，開展學(xué)生檔案云申請服務(wù)，讓數(shù)據(jù)多跑路，校友少跑腿，切實解決群眾所需。
響應(yīng)民生關(guān)切，科學(xué)搭建平臺。以往的學(xué)籍檔案利用只能在現(xiàn)場辦理，校友或代辦方總有一方奔波在路上。南昌工程學(xué)院檔案館立足供用實際，急校友之所急，想校友之所想，推動網(wǎng)上服務(wù)“上馬”“加碼”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和媒體平臺的普及，檔案館及時調(diào)整工作思路，在前期開展的郵件預(yù)約申辦業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，充分調(diào)配館內(nèi)資源，做好服務(wù)平臺的規(guī)劃與整合，通過“南昌工程學(xué)院檔案館”開通“云”服務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)申辦渠道，讓校友的利用需求在“云間”匯集。
助力疫情防控，檔案快遞到家。為使該項舉措更加廣泛地惠及校友，檔案館持續(xù)提升內(nèi)部管理水平，加強(qiáng)對外宣傳推介，提高服務(wù)覆蓋率和滿意度。疫情期間，網(wǎng)上申辦、線下寄遞的不見面式服務(wù)，有效緩解了疫情期間人員聚集、省卻了校友異地奔波之苦。面對校友的急切需求，該校檔案館堅持1個工作日內(nèi)快速辦結(jié)。暑假期間，檔案館積極做好假期值守，確保服務(wù)不斷“檔”，兩日內(nèi)辦結(jié)率達(dá)100%。目前，該平臺已服務(wù)校友近600人。
使命時刻在線，服務(wù)不斷提升。為確保網(wǎng)上服務(wù)效果，檔案館根據(jù)校友建議和反饋，多次完善網(wǎng)上申辦功能、優(yōu)化申請表單、開通線上咨詢，從單向聯(lián)系到雙向互動，從問事咨詢到辦事解困，小小的微信服務(wù)使校友與學(xué)校的聯(lián)系更加緊密。如今的網(wǎng)上申辦，受理狀態(tài)、辦理進(jìn)度一目了然，每位校友都有“專屬顧問”，為校友查檔和咨詢提供細(xì)致的跟進(jìn)和答復(fù)。即使在非工作日，語料豐富的答復(fù)機(jī)器人和永不下線的“專屬顧問”也將全天候地為校友提供咨詢與利用服務(wù)。
學(xué)籍檔案云服務(wù)是南昌工程學(xué)院檔案館踐行初心使命、為群眾辦實事辦好事的一大舉措，也是對江西省開展有關(guān)便民高頻服務(wù)事項異地通辦精神的熱切回應(yīng)，解決了廣大校友異地利用檔案的困擾，進(jìn)一步提高了檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，得到校友的一致肯定。（程巧 潘旭）
