日前，廣東省廣州市財政局發(fā)布《關(guān)于加強政府采購檔案管理的通知》（以下簡稱《通知》）提出，政府采購檔案（以下簡稱為采購檔案）應(yīng)及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理，做到采購全過程留痕可追溯。
“采購檔案是反映政府采購當(dāng)事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑證。我們在開展2023年度政府采購代理機構(gòu)監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)采購人、采購代理機構(gòu)在檔案管理方面存在諸多問題，對此，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章規(guī)定發(fā)布了《通知》，加強規(guī)范采購檔案管理?！睆V州市財政局政府采購監(jiān)管處處長劉鋒表示。
《通知》明確，采購人是采購檔案管理的第一責(zé)任人。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立和落實檔案工作責(zé)任制，明確管理機構(gòu)和分管領(lǐng)導(dǎo)、項目經(jīng)辦人員、檔案人員的權(quán)限及歸檔節(jié)點的責(zé)任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責(zé)任，保證檔案真實有效和準(zhǔn)確完整，并配合有關(guān)部門依法進行的監(jiān)督檢查。要確保檔案內(nèi)所有文件資料能夠正常調(diào)閱。因工作職責(zé)需要調(diào)閱、復(fù)制檔案內(nèi)容的，采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)予以提供，并按單位內(nèi)部控制管理制度進行登記。
同時，采購檔案應(yīng)及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理。采購人與采購代理機構(gòu)簽訂委托代理協(xié)議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權(quán)利義務(wù)和責(zé)任。采購代理機構(gòu)注銷時，應(yīng)當(dāng)向相關(guān)采購人移交檔案。任何個人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據(jù)為己有，禁止偽造、變造、隱匿政府采購檔案。政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存15年。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)配備適宜檔案保管的場所，要保持清潔衛(wèi)生，妥善保存每項采購活動的采購文件。采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)每年定期對檔案進行清點核對，對破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時修補、復(fù)制或做其他技術(shù)處理，對仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限，對保存期滿經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。
《通知》提出，鼓勵信息化建設(shè)及傳統(tǒng)載體檔案掃描備份。符合相關(guān)法律法規(guī)要求的電子檔案，具有與紙質(zhì)檔案同等效力。鼓勵采購代理機構(gòu)在“廣東政府采購智慧云平臺”架構(gòu)政府采購電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，并在條件允許時，申請與“廣東政府采購智慧云平臺”共享數(shù)據(jù)對接。政府采購項目實施電子化交易的，采購人應(yīng)當(dāng)以電子數(shù)據(jù)或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集檔案。鼓勵通過利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化整理，并保障數(shù)字化成果的安全保存和有效利用。已實現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對檔案原件妥善保管。
《通知》強調(diào)，全市要強化采購檔案的管理責(zé)任意識，加強監(jiān)督和指導(dǎo)。各級財政部門負責(zé)對本級采購人檔案管理進行監(jiān)督和指導(dǎo)，各主管預(yù)算單位應(yīng)加強對所屬單位檔案管理的檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各采購人負責(zé)對采購代理機構(gòu)代理的本單位政府采購項目檔案管理進行監(jiān)督和指導(dǎo)。對在采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機構(gòu)等相關(guān)知情人應(yīng)當(dāng)做好保密工作。
