廣東金融學院按照“五個明確”的思路，積極構(gòu)建采購代理機構(gòu)動態(tài)管理機制，為高校及其他采購人代理機構(gòu)管理提供了可借鑒、可復制、可推廣的模式。
科學明確代理機構(gòu)的準入方式。綜合考量單一的直接指定或公開遴選主流準入方式的優(yōu)劣，結(jié)合審計風險、廉政風險和實踐需要，廣東金融學院創(chuàng)造性采取“綜合考察遴選+社會公開遴選”的雙遴選方式，優(yōu)選10家合作的采購代理機構(gòu)為學院服務3年。首先，開展綜合考察遴選，如果順利通過綜合遴選的代理機構(gòu)數(shù)量不足10家，再向社會公開遴選增補代理機構(gòu)。公開遴選采取綜合評分法，設置了服務方案、內(nèi)控架構(gòu)、服務場所、專家?guī)旒皩＜页槿∠到y(tǒng)、業(yè)績情況、項目負責人、法律保障、詢問、質(zhì)疑、投訴處理能力、檔案管理、增值服務方案等10個評審內(nèi)容。服務期內(nèi)，對代理機構(gòu)進行開放式動態(tài)管理，能進能退，適時補充。
科學明確代理機構(gòu)的評價方式。由招標與采購中心組織對代理機構(gòu)的評價，分為采購項目評價、年度評價和服務期滿評價。采購項目評價采取“一項目一評價”模式，總分100分，由招標與采購中心（70分）、采購文件審核部門（15分）和用戶部門（15分）進行評價打分。年度評價和服務期滿評價由招標與采購中心組織，年度評價得分=年度代理機構(gòu)完成的全部采購項目評價總得分/年度委托其完成的采購項目數(shù)量；服務期滿評價在3年服務期限結(jié)束后開展，服務期滿評價得分=3個年度評價的總得分/3。對年度評價和服務期滿評價結(jié)果進行公示，作為下輪代理機構(gòu)遴選及重大項目委托代理的重要參考。
科學明確代理機構(gòu)的退出方式。廣東金融學院規(guī)定了暫停項目委托和終止代理合作的情形。對于發(fā)生“服務期中任一年度內(nèi)，出現(xiàn)2次采購項目評價在60分（不含）以下情形的”，對其實施“代理機構(gòu)將被暫停項目委托半年或一年”的懲戒措施；對于發(fā)生“年度評價或服務期滿評價在60分（不含）以下情形的”，對其實施“取消采購代理機構(gòu)的合作代理資格，終止采購代理合作協(xié)議，移出合作清單”的退出處理。
科學明確采購項目的分配方式。對于采購預算在400萬以下的采購項目，采取隨機抽取方式確定代理機構(gòu)，每輪次內(nèi)抽中的代理機構(gòu)不重復參加抽??；對于采購預算超400萬或重大而特殊的采購項目，則以“小組評定+隨機抽取”方式確定代理機構(gòu)，由代理機構(gòu)自愿提交報名材料，由工作小組從中擇優(yōu)評定3家，再隨機抽取產(chǎn)生，必要時由工作小組邀請用戶部門代表及學院項目論證專家各1人共同評定。按照“隨機抽取、現(xiàn)場監(jiān)督、小組評審、信息公開”的方式確定采購項目的委托代理機構(gòu)，邀請審計、紀檢等監(jiān)督部門代表現(xiàn)場監(jiān)督隨機抽取，項目委托分配過程記錄在案，存檔備查，定期向合作的代理機構(gòu)通報采購項目分配結(jié)果。
科學明確服務質(zhì)量的監(jiān)督方式。為確保代理機構(gòu)服務團隊的穩(wěn)定性，降低磨合成本，廣東金融學院要求代理機構(gòu)必須建立項目經(jīng)辦人、項目經(jīng)理和公司分管領導等共同參與的項目服務管理機制。服務期內(nèi)，未經(jīng)學院許可，代理機構(gòu)擅自更換項目經(jīng)理的，可以取消代理機構(gòu)的合作代理資格，終止采購代理合作協(xié)議，移出合作清單。代理機構(gòu)需要更換項目經(jīng)理的，必須提前至少一周書面告知學院，得到許可后方可代理采購項目。在公開遴選中，近3年內(nèi)項目團隊主要成員在項目執(zhí)行中不得出現(xiàn)重大工作失誤或違法違規(guī)行為。
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