雖然各高校在運(yùn)用計算機(jī)管理檔案工作方面,不論是檔案信息存儲、目錄檢索、還是案卷調(diào)閱諸方面,都取得了許多成果,有力地推動了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。但是如何在檔案管理觀念、方式手段等方面進(jìn)行有效的變革,使之既符合目前高校檔案管理的現(xiàn)實(shí),又適應(yīng)未來檔案管理的發(fā)展和建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化,已成為各高校廣大檔案管理人員共同關(guān)注的問題。

　　一、高校檔案管理信息化的主要內(nèi)容

　　高校檔案主要包括黨務(wù)、行政、教學(xué)、科研、教師、學(xué)生、出版物、財會、基建、設(shè)備和上級管理部門文件資料等,基本上由文件、原始記錄、文獻(xiàn)、實(shí)物所構(gòu)成,高校檔案是各級領(lǐng)導(dǎo)部門的決策支持,是學(xué)科建設(shè),科研工作的參考依據(jù);是資源配置、基本建設(shè)的信息資料;同時也是教學(xué)改革、質(zhì)量控制的基本依據(jù)。所以說,檔案管理工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。檔案信息化包括三個方面內(nèi)容:

　　(一)數(shù)據(jù)資料信息化

　　應(yīng)用掃描儀、計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)把應(yīng)存檔的文件、資料、信息等以統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機(jī),以備處理。

　　(二)工作流程信息化

　　通過專用軟件實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目和排序。為此首先需要規(guī)范管理流程、確定崗位員工的工作標(biāo)準(zhǔn),減少人為調(diào)控和干預(yù),為保證文檔一致性,學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)要與檔案管理系統(tǒng)兼容。

　　(三)檔案檢索信息化

　　在實(shí)行分級檢索制度的前提下,通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可實(shí)時、準(zhǔn)確檢索所需要的存檔文件、資料、原始記錄、文獻(xiàn)等。

　　二、目前高校檔案工作信息化的主要問題

　　高校檔案工作信息化給高校檔案工作帶來了前所未有的廣闊發(fā)展前景,但是目前全國實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的高校檔案部門卻寥寥無幾,分析其原因,制約因素大致如下:

　　(一)觀念問題

　　檔案工作傳統(tǒng)的“坐等上門”、“你查我調(diào)”的封閉工作管理模式經(jīng)過幾十年的動作,已經(jīng)在檔案工作者的頭腦中根深蒂固,“重保管、輕服務(wù)”的思想,使得有些高校檔案部門缺乏時代感和緊迫感,思想守舊,安于現(xiàn)狀,沿襲舊的管理模式,消極等待。

　　(二)資金問題

　　高校檔案工作信息化,設(shè)備、硬件、軟件系統(tǒng)、人員技術(shù)等方面的配套,需要投入大量的資金。高校檔案部門不是學(xué)校工作的第一線,學(xué)校的經(jīng)費(fèi)主要投入到教學(xué)、科研工作中,無暇顧及檔案工作的信息化、現(xiàn)代化建設(shè),經(jīng)費(fèi)投入不足,制約了檔案工作信息化的建設(shè)。

　　(三)網(wǎng)絡(luò)安全問題

　　檔案信息具有本身的特殊性,需要正確處理開放與保密、檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)系。高校檔案信息化,加強(qiáng)了檔案部門與外部間的聯(lián)系,但是也相應(yīng)帶來了像電腦病毒、電腦黑客破壞、非法訪問造成的安全問題。這也是眾多高校檔案部門遲遲不愿意上網(wǎng),在校園網(wǎng)的規(guī)劃中把檔案部門拒之門外的重要原因。

　　(四)人員素質(zhì)問題

　　高校檔案人員素質(zhì)是高校檔案工作信息化的關(guān)鍵,而目前高校檔案工作人員的整體素質(zhì)較低,知識結(jié)構(gòu)不合理,計算機(jī)人才匱乏,絕大多數(shù)人不能運(yùn)用現(xiàn)代新技術(shù)工具,缺乏信息開發(fā)應(yīng)用的敏銳意識。特別是懂檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏影響了高校檔案工作信息化的開展。

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